Checklist pour organiser un atelier créatif

Un atelier créatif se prépare en deux temps : sécuriser les inscriptions et le lieu, puis réunir et répartir le matériel. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, des premières réservations à l’installation des tables. Prévoyez notamment les supports de travail, les peintures, les pinceaux, les rallonges et l’accueil des participants. Les derniers contrôles évitent les oublis qui ralentissent le démarrage de l’atelier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Élaborer le programme de l'atelier
Réserver le lieu
Réserver l’animateur de l’atelier
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Vérifier la liste du matériel
Commander le matériel créatif
Planifier les achats traiteur
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les feuilles de travail
Envoyer les indications d'accès
Faire les courses
2 personnes
Recevoir le matériel
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables de travail
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Préparer le matériel par table
3 personnes
Préparer les plans de travail
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Préparer le café et le thé
Tester la technique

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Présenter une démonstration créative
Accompagner les participants
3 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Faire présenter les travaux
Dire au revoir et remercier

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 8
Chaisesqté 40
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 50
Tasses à caféqté 45
Verresqté 50
Couteauxqté 45
Fourchettesqté 45
Cuillèresqté 45

Équipement

Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable

Matériel créatif

Carnets de croquisqté 45
Papier à dessinqté 200
Papier aquarelleqté 100
Toilesqté 45
Sets de peinture acryliqueqté 10
Sets de peinture aquarelleqté 10
Pinceauxqté 80
Crayons de couleurqté 20
Crayons de cireqté 20
Feutresqté 20
Feutres finsqté 40
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 40
Crayonsqté 40
Gommesqté 40
Taille-crayonsqté 20
Palettes de mélangeqté 40
Arrosoirsqté 40
Tabliersqté 40
Film de protectionqté 2
Ruban de masquageqté 8
Essuie-toutqté 8
Badges nominatifsqté 45

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et l’animateur avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster le nombre de tables, de chaises et de kits créatifs.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez les participants quelques jours avant l’atelier. Vous pourrez ainsi adapter les achats traiteur et prévoir les quantités de vaisselle et de boissons.
Contrôlez le matériel dès sa réception, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Triez les carnets, papiers, toiles, peintures, crayons et feutres par table plutôt que de tout distribuer au dernier moment.
Préparez chaque poste de travail avec un support adapté et le matériel nécessaire : papier à dessin ou papier aquarelle, pinceaux, couleurs et crayons. Comptez une rallonge et une multiprise par zone équipée, en vérifiant leur emplacement avant l’arrivée du public.
Gardez au moins 60 minutes pour ouvrir le lieu et installer les tables, les chaises, l’accueil et le buffet. Testez aussi le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs portables et l’enceinte portable avant l’arrivée de l’animateur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier créatif ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et l’animateur, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le matériel créatif.
Quand commander le matériel pour un atelier créatif ?: Passez la commande au moins 7 jours avant l’atelier, ou plus tôt si des toiles, peintures ou équipements spécifiques sont nécessaires. Vérifiez la livraison 3 à 5 jours avant l’événement afin de pouvoir remplacer un article manquant.
Combien de temps prévoir pour installer un atelier créatif ?: Prévoyez au minimum 60 minutes pour installer les tables de travail, les chaises, les plans de travail, le matériel par table et la table d’accueil. Ajoutez 30 minutes si vous devez tester un vidéoprojecteur, une enceinte ou plusieurs postes électriques.
Que faut-il préparer sur chaque table d’atelier créatif ?: Préparez un support de travail et les fournitures prévues pour l’activité : papier, carnets ou toiles, ainsi que les pinceaux, peintures, crayons ou feutres nécessaires. Faites cette répartition la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture pour repérer rapidement les manques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.