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Kreativworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kreativworkshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Teilnehmenden brauchen einen klaren Ablauf, passende Materialien und einen vorbereiteten Arbeitsplatz. Plane zuerst Programm, Leitung, Raum und Anmeldungen, danach bestellst du Material und organisierst Verpflegung. In den letzten Tagen prüfst du Lieferungen, sortierst alles pro Tisch und bereitest Namensschilder und Arbeitsblätter vor. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Empfang und eine kurze Technikprobe.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopprogramm ausarbeiten

  • Location reservieren

  • Workshopleiter festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Materialliste prüfen

  • Kreativmaterialien bestellen

  • Catering-Einkäufe planen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien erhalten

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Arbeits­tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Materialien pro Tisch bereitlegen

    3 Personen

  • Arbeitsplatten bereitstellen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

  • Technik testen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kreative Demonstration geben

  • Teilnehmende betreuen

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Werke präsentieren lassen

  • Verabschiedung und Dank sagen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • BuffetischeAnz. 2
  • Empfangstisch
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • TellerAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 45
  • GläserAnz. 50
  • MesserAnz. 45
  • GabelnAnz. 45
  • LöffelAnz. 45

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LaptopsAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher

Kreatives Material

  • SkizzenbücherAnz. 45
  • ZeichenpapierAnz. 200
  • AquarellpapierAnz. 100
  • LeinwändeAnz. 45
  • AcrylfarbsetsAnz. 10
  • Aquarellfarben-SetsAnz. 10
  • PinselAnz. 80
  • BuntstifteAnz. 20
  • WachsmalstifteAnz. 20
  • FilzstifteAnz. 20
  • FinelinerAnz. 40
  • ScherenAnz. 20
  • KlebestifteAnz. 40
  • BleistifteAnz. 40
  • RadiergummisAnz. 40
  • BleistiftspitzerAnz. 20
  • MischpalettenAnz. 40
  • WasserkrügeAnz. 40
  • SchürzenAnz. 40
  • AbdeckfolieAnz. 2
  • AbklebebandAnz. 8
  • PapierhandtücherAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 45

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • GirlandenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Workshopprogramm früh fest und prüfe, ob die geplante Dauer zu den einzelnen Arbeitsschritten passt. Für eine praktische Einheit mit mehreren Techniken solltest du mindestens 15 Minuten Puffer einplanen.
  • Bestätige Anmeldungen erst, nachdem du Ernährungswünsche und die benötigten Arbeitsplätze erfasst hast. So kannst du Material, Stühle und Verpflegung anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl vorbereiten.
  • Bestelle Kreativmaterial nicht erst in der letzten Woche. Prüfe die Materialliste mindestens 10 Tage vorher und kontrolliere jede Lieferung, bevor du Papier, Farben, Pinsel und Zeichenmaterial auf die Tische verteilst.
  • Bereite pro Arbeitstisch ein vollständiges Set vor, statt Material zentral auszulegen. Plane außerdem Ersatzmaterial für etwa 10 Prozent der Teilnehmenden ein, da Papier, Farben und Stifte schnell zusätzlich gebraucht werden.
  • Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn. Baue Arbeitstische, Stühle und Empfang auf, kühle Getränke, teste Beamer und Lautsprecher und lege Wegbeschreibung, Namensschilder sowie Arbeitsblätter griffbereit aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Kreativworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Raum, Workshopleitung und Programm sollten innerhalb der ersten 2 Wochen feststehen; Einladungen verschickst du danach mit einer klaren Anmeldefrist.
Wie viel Material brauche ich für einen Kreativworkshop?
Plane für jede angemeldete Person ein vollständiges Arbeitsplatz-Set und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 20 Teilnehmenden brauchst du also Material für mindestens 22 Personen, besonders bei Papier, Farben und Pinseln.
Wann soll ich die Materialien für den Workshop vorbereiten?
Kontrolliere Bestellungen spätestens 7 Tage vorher und sortiere die Materialien 1 bis 2 Tage vor dem Workshop. Am Veranstaltungstag sollten die Sets mindestens 60 Minuten vor Beginn auf den Arbeitstischen liegen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Kreativworkshops?
Rechne mit 90 Minuten für Möbel, Empfang, Material und Catering. Wenn Beamer, Leinwand, Laptops oder Lautsprecher verwendet werden, plane zusätzlich 15 Minuten für einen vollständigen Techniktest ein.

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