Organiser un après-midi quiz pub sans rien oublier
Un après-midi quiz pub demande surtout une bonne préparation du jeu et un déroulé précis le jour J. Commence par confirmer la salle, ouvrir les inscriptions et définir les thèmes avant de rédiger puis vérifier les questions. Prévois ensuite la répartition des équipes, les supports imprimés, la présentation et les tests du son. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, du buffet et du matériel sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Confirmer la réservation du lieu
Définir les thèmes du quiz
2 personnes
Collecter les questions du quiz
2 personnes
Vérifier les questions du quiz
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
2 personnes
Gérer les prix
Préparer les livrets de quiz
Imprimer les formulaires de réponse
Préparer la présentation
Tester les extraits musicaux
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table du quiz
Installer l’image et le son
2 personnes
Tester la présentation du quiz
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre le buffet en place
2 personnes
Numéroter les tables d’équipe
Installer la table d'inscription
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Accompagner les équipes aux tables
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
Présenter les manches du quiz
Recueillir les réponses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Animer le programme de la pause
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières
Apporter les déchets au conteneur
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Table de buffetqté 2
- Table d'inscription
- Portant à vêtements
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Câbles de rechargeqté 3
Matériel de jeu
- Livrets de quizqté 15
- Formulaires de réponseqté 180
- Stylosqté 60
- Numéros d’équipeqté 15
- Chemises à réponsesqté 15
- Tableau des scores
- Cartes rondesqté 8
- Prixqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandesqté 6
- Numéros de tableqté 15
Éclairage
- Éclairage d’ambianceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Kit de lavage
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe les thèmes et rassemble toutes les questions au moins 10 à 14 jours avant l’après-midi quiz. Garde ensuite 2 à 3 jours pour vérifier les réponses, les formulations et la durée de chaque manche.
- Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de répartir les équipes et de recueillir les besoins alimentaires. Prépare les numéros d’équipe et les chemises à réponses dès que les participants sont confirmés.
- Teste la présentation, les extraits musicaux, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et le microphone au moins 24 heures avant. Emporte aussi les rallonges, multiprises et câbles de recharge : ce sont les éléments souvent oubliés au dernier moment.
- Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe le buffet avant l’arrivée des équipes. Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée prévue.
- Arrive 60 à 90 minutes avant le début pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, puis tester une dernière fois l’image et le son. Garde une table séparée pour les inscriptions et une autre pour le quiz afin d’éviter les files au démarrage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi quiz pub ?
- Prévois environ 2 à 3 semaines. Les inscriptions et la réservation peuvent commencer dès le départ, tandis que les questions, les supports imprimés et les tests techniques doivent être finalisés dans les 3 derniers jours.
- Quand préparer les questions d’un quiz pub ?
- Rassemble les questions 10 à 14 jours avant l’événement. Vérifie les réponses, les niveaux de difficulté et la durée de chaque manche au plus tard 48 heures avant.
- Combien de temps avant faut-il installer la salle ?
- Arrive 60 à 90 minutes avant l’accueil du public. Ce délai permet d’aérer, de placer les tables et les chaises, d’installer le buffet et de tester la présentation avec le son.
- Combien de boissons prévoir pour un après-midi quiz pub ?
- Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajoute une boisson par personne et par heure supplémentaire. Refroidis-les plusieurs heures avant et prévois un espace de service distinct.
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