Checklist para organizar una tarde de pub quiz
Una tarde de pub quiz necesita más preparación que reunir preguntas y comprar bebidas. Hay que cerrar el local, controlar las inscripciones, formar los equipos y probar la presentación, el proyector, el sonido y los fragmentos de música antes de que lleguen los participantes. También conviene dejar listas las hojas de respuestas, los cuadernillos, los premios y el buffet. Esta checklist reúne las 49 tareas y 42 materiales del plan en el orden adecuado para que no tengas que improvisar durante el concurso.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Confirmar la reserva del recinto
Definir los temas del quiz
2 personas
Reunir preguntas del quiz
2 personas
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos
2 personas
Gestionar los premios
Maquetar los cuadernillos del concurso
Imprimir los formularios de respuesta
Preparar la presentación
Probar fragmentos de música
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar la mesa del quiz
Conectar imagen y sonido
2 personas
Probar la presentación del quiz
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el buffet
2 personas
Numerar las mesas de los equipos
Preparar la mesa de inscripción
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
Explicar las reglas del juego
Presentar las rondas del quiz
Recoger respuestas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Coordinar el programa del descanso
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar neveras portátiles
Llevar la basura al contenedor
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de inscripción
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cables de cargacant. 3
Material de juego
- Cuadernillos del quizcant. 15
- Hojas de respuestacant. 180
- Bolígrafoscant. 60
- Números de equipocant. 15
- Carpetas de respuestascant. 15
- Marcador
- Tarjetas redondascant. 8
- Premioscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Números de mesacant. 15
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la reserva del local y abre las inscripciones con suficiente antelación para saber cuántas mesas, sillas, hojas de respuestas y bolígrafos necesitarás. Recoge también las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
- Prepara las preguntas por temas y revísalas al menos una vez antes de maquetar los cuadernillos. Comprueba especialmente las respuestas, la dificultad y cualquier fragmento de música que vayas a reproducir.
- Haz una prueba completa de la presentación el mismo día o el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables alargadores y regletas deben funcionar juntos, no solo por separado.
- Enfría las bebidas con tiempo y calcula el servicio antes de montar el buffet. Deja separadas las tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, cucharones, cafetera, teteras y neveras portátiles para no buscarlos durante la recepción.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para ventilar el espacio, colocar mesas y sillas, montar la mesa del quiz, conectar imagen y sonido, colgar la decoración y preparar la mesa de inscripción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de pub quiz?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes: reserva el local, define los temas y abre las inscripciones. Durante la última semana revisa las preguntas, prepara los materiales, confirma los equipos y compra la comida y las bebidas.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido del pub quiz?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono, las regletas y los cables.
- ¿Cuántas hojas de respuestas y cuadernillos necesito?
- Prepara un cuadernillo y una carpeta de respuestas por equipo, más un 10% adicional para errores, pérdidas o nuevos participantes. Ten también al menos un bolígrafo por persona y varios de reserva en la mesa del quiz.
- ¿Cuándo se forman los equipos para una tarde de pub quiz?
- Asigna los equipos después de cerrar las inscripciones y de recoger las preferencias relevantes, normalmente entre 2 y 3 días antes. Imprime los números de equipo y déjalos preparados para que la recepción sea rápida.
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