Organiser un après-midi de jeux sans rien oublier

Un après-midi de jeux demande plus qu’une sélection de boîtes et de cartes. Il faut prévoir le lieu, les inscriptions, les besoins alimentaires, puis préparer les tables, les espaces de jeu et l’accueil. Le jour même, les règles doivent être faciles à expliquer et le matériel accessible dès l’arrivée des participants. Cette checklist suit le déroulement de l’événement, des premières réservations au réassort des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier le choix des jeux
2 personnes
Vérifier les jeux
2 personnes
Préparer les règles du jeu
2 personnes
Établir le plan de table
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les espaces de jeux
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Enregistrer les arrivées
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Animer les manches du jeu
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Modifier la disposition des tables
3 personnes
Animer les jeux du soir
4 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les jeux
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel de jeu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table de buffetqté 2
Portant à vêtements

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 18
Jeux de cartesqté 8
Désqté 30
Cônesqté 60
Porte-cartesqté 12
Feuilles de scoreqté 10
Stylosqté 30
Prixqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Nettoyage

Balai
Raclette de sol
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez les inscriptions assez tôt pour établir le plan de table et recueillir les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’après-midi de jeux.
Vérifiez chaque jeu avant le jour J : comptez les cartes, les dés, les pions et les feuilles de score, puis préparez les règles en version courte.
Installez des espaces de jeu distincts et laissez assez de place entre les tables pour circuler, surtout si plusieurs manches se déroulent en parallèle.
Refroidissez les boissons la veille et utilisez des glacières ou des thermos pour éviter de devoir quitter l’animation pendant une manche.
Gardez les stylos, badges nominatifs, feuilles de score et prix sur la table d’accueil : ce sont les petits éléments que l’on cherche souvent au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi de jeux ?: Commencez au moins 3 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu et envoyer les invitations. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, les courses et la vérification complète des jeux.
Combien de jeux faut-il prévoir pour un après-midi ?: Prévoyez au moins 1 jeu ou activité par espace de jeu, plus 1 solution de remplacement en cas de partie terminée trop vite ou de groupe déséquilibré. Vérifiez le nombre de joueurs accepté par chaque jeu avant de faire le plan de table.
Quand installer les tables et les jeux ?: Ouvrez le lieu environ 2 heures avant l’arrivée des participants. Installez d’abord les tables et les chaises, puis les espaces de jeu, le buffet, la table d’accueil et enfin le matériel de chaque manche.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un après-midi de jeux ?: Comptez environ 3 boissons par personne pour un après-midi de 3 à 4 heures, en plus du café et du thé. Ajoutez une marge de 10 % si les participants restent longtemps ou si la météo est chaude.

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