Checklist para organizar una tarde de juegos sin olvidos
Una tarde de juegos necesita más preparación que elegir unos cuantos juegos de mesa. Primero confirma el lugar y los asistentes; después prepara las partidas, distribuye las mesas y organiza la comida y las bebidas. Esta checklist reúne 40 tareas y 36 materiales para que sepas qué resolver y en qué orden. También te ayuda a evitar olvidos habituales, como recoger las preferencias dietéticas, enfriar las bebidas o preparar las reglas antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar opciones de juego
2 personas
Comprobar juegos
2 personas
Preparar las reglas del juego
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las zonas de juego
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Registrar la llegada
2 personas
Dar explicaciones del juego
2 personas
Guiar las rondas del juego
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Cambiar la distribución de las mesas
3 personas
Guiar los juegos nocturnos
4 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recopilar los juegos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver el material de juego
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa del bufécant. 2
- Perchero
Material de juego
- Juegos de mesacant. 18
- Juegos de cartascant. 8
- Dadoscant. 30
- Conoscant. 60
- Portacartascant. 12
- Bloc de puntuacióncant. 10
- Bolígrafoscant. 30
- Premioscant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cubiertos de serviciocant. 8
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Manteles individualescant. 8
- Credencialescant. 60
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Limpieza
- Escoba
- Limpiacristales
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes. Así puedes calcular cuántas mesas, sillas, vasos, platos y raciones necesitas, además de preguntar a tiempo por alergias o preferencias dietéticas.
- Prepara los juegos al menos 2 días antes: comprueba que no falten cartas, dados, fichas o bolígrafos y deja listas las reglas. El día del evento, clasifica cada juego por mesa para no perder tiempo buscando material.
- Planifica una mesa por grupo de juego y deja pasillos de aproximadamente 90 centímetros. Reserva también una zona de recepción con credenciales, y coloca el perchero cerca de la entrada para evitar abrigos sobre las sillas.
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfría una parte con antelación. Ten bebidas de reserva en neveras portátiles y utiliza termos para que el café y el té sigan disponibles durante las rondas.
- Haz el montaje principal entre 60 y 90 minutos antes de abrir el lugar. Coloca primero mesas y sillas, después las zonas de juego, el buffet y la recepción; deja los cables alargadores y las regletas fuera de las zonas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de juegos?
- Empieza a reservar el lugar y recopilar opciones de juego entre 2 y 3 semanas antes. Envía las invitaciones con al menos 10 días de margen y cierra las inscripciones 3-5 días antes para ajustar compras y mesas.
- ¿Cuántas mesas necesito para una tarde de juegos?
- Calcula una mesa por grupo que vaya a jugar al mismo tiempo y añade una mesa independiente para el buffet. Si esperas 16 personas y juegan en grupos de 4, prepara 4 mesas de juego más 1 mesa de buffet.
- ¿Cuánta comida y bebida preparo para una tarde de juegos?
- Para una reunión de 3 horas, calcula 4-6 raciones pequeñas de aperitivos por persona y 2-3 bebidas por persona durante la primera hora, con reposición después. Compra un 10% extra si no tienes confirmada la asistencia final.
- ¿Cuándo debo montar las mesas y preparar los juegos?
- Comprueba y clasifica los juegos el día anterior. El día del evento, empieza el montaje 60-90 minutos antes: coloca mesas y sillas, prepara las zonas de juego, monta la recepción y deja listo el buffet antes de abrir la entrada.
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