Checklist pour organiser un après-midi des seniors
Un après-midi des seniors demande surtout une préparation précise de l’accueil et du confort. Commence par les invitations et les inscriptions, puis recueille les besoins alimentaires et les demandes de transport avant de commander le catering. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les tables, les chaises avec accoudoirs, le buffet et le point café. Cette checklist t’aide à suivre les 43 tâches du plan et à vérifier les 34 éléments nécessaires, sans attendre la dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
2 personnes
Commander le catering
Établir le programme musical
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
Afficher le programme
Préparer les en-cas
3 personnes
Instruire les employés
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Présenter le programme
Fournir la musique
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Guider les visiteurs
2 personnes
Faire ses adieux
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaises avec accoudoirsqté 70
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Assiettes à dessertqté 80
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Micro sans fil
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 40
- Guirlandesqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Badges nominatifsqté 80
- Affiches du programmeqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les besoins alimentaires et de transport dès l’inscription, puis fixe une date limite de réponse au moins 10 jours avant l’après-midi. Tu éviteras ainsi de découvrir trop tard qu’un invité a besoin d’une solution particulière.
- Prépare les badges nominatifs et imprime le programme au moins 2 jours avant. Garde quelques badges vierges à l’accueil pour les changements de dernière minute.
- Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prévois les thermos, machines à café et bouilloires avant l’arrivée des invités. Le point café doit être prêt avant l’ouverture de la salle.
- Réserve au moins 90 minutes avant le début pour vérifier le lieu, installer les tables et les chaises avec accoudoirs, puis mettre en place le buffet et la vaisselle. Ce délai laisse le temps de corriger un branchement ou un manque de matériel.
- Place l’accueil près de l’entrée avec les badges, la liste des inscrits et le programme. Enregistre la présence dès l’arrivée et indique clairement les porte-manteaux, les toilettes et le point café.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un après-midi des seniors ?
- Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe la clôture des inscriptions environ 10 jours avant afin de confirmer le catering, les besoins alimentaires et le transport.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévois au minimum 90 minutes avant l’accueil des invités. Compte ce temps pour vérifier le lieu, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, le point café, la musique et les affiches du programme.
- Que faut-il prévoir pour le point café d’un après-midi des seniors ?
- Prépare les machines à café, les bouilloires, les thermos, les tasses, les cuillères à café et les plateaux de service. Installe le point café avant l’arrivée et vérifie qu’il reste accessible pendant toute la durée de l’après-midi.
- Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?
- Confirme le nombre définitif après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Ajoute à cette confirmation les besoins alimentaires recueillis et garde une petite marge pour les modifications tardives.
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