Checklist pour organiser un après-midi des seniors
Un après-midi des seniors se prépare surtout dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis recueillez les inscriptions, les besoins de transport, les régimes alimentaires et les contacts d’urgence. La dernière semaine sert à verrouiller le repas, le matériel et la liste des participants. Le jour même, prévoyez assez de temps pour aérer la salle, installer les tables et tester le micro avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Recenser les besoins en transport
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les contacts d'urgence
Choisir le programme et la musique
2 personnes
Faire une réservation pour le matériel
Commander le repas et le traiteur
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier l’itinéraire et la bande de stationnement
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer le buffet et le coin café
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer le programme
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers le buffet
2 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Fournir la musique
Servir le café et le dessert
3 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
Gérer le vestiaire et le transport
2 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les aliments restants en toute sécurité
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 7
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 70
- Couteauxqté 60
- Fourchettesqté 60
- Cuillèresqté 60
- Cuillères à caféqté 60
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Marmites à soupeqté 2
- Glacièresqté 3
- Enceinte Bluetooth
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Ciseauxqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Thermosqté 5
Décoration
- Nappesqté 7
- Compositions floralesqté 7
- Guirlandesqté 6
- Ballonsqté 40
- Supports de badges nominatifsqté 60
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Lancez les invitations au moins 3 semaines avant la date et fixez une échéance d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu et d’organiser les trajets.
- Demandez les besoins alimentaires et de transport dans le même formulaire. Notez aussi un contact d’urgence par participant, plutôt que de chercher ces informations le jour de l’après-midi.
- Réservez le matériel au plus tard 10 jours avant : tables, chaises, machines à café, marmites à soupe, glacières, enceinte et microphone. Vérifiez séparément les rallonges et multiprises nécessaires.
- Préparez la liste des visiteurs et les badges nominatifs la veille. Gardez une copie imprimée à l’entrée pour accueillir les personnes qui arrivent sans retrouver facilement leur nom.
- Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début. Comptez environ 60 minutes pour les tables, les chaises, le buffet et la vaisselle, puis 15 minutes pour tester la musique et le micro.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un après-midi des seniors ?
- Commencez au moins 3 semaines avant, surtout si les invités ont besoin d’un transport ou d’un repas adapté. Fermez les inscriptions 7 jours avant afin de confirmer les quantités au traiteur et la disposition de la salle.
- Combien de boissons prévoir pour un après-midi des seniors ?
- Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité accessible et mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil.
- Quand confirmer les besoins alimentaires des participants ?
- Demandez-les dès l’invitation et faites une dernière vérification 7 jours avant. Transmettez ensuite le nombre de repas, les allergies et les textures particulières au traiteur ou à la personne qui prépare la soupe et le pain.
- À quelle heure ouvrir la salle pour l’après-midi des seniors ?
- Ouvrez la salle environ 2 heures avant l’arrivée prévue. Réservez la première heure à l’aération, aux tables, aux chaises et au buffet, puis gardez 15 à 20 minutes pour vérifier la musique, le microphone et les branchements.
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