Organiser un après-midi de rencontre sans rien oublier

Un après-midi de rencontre se prépare en plusieurs étapes : confirmer le lieu et le programme, suivre les inscriptions, puis organiser l’accueil, les activités et le buffet. Cette checklist regroupe les 45 tâches du plan, de la première réservation au rangement du matériel. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les badges nominatifs, les rallonges ou le maintien du café au chaud.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Consigner les activités
2 personnes
Composer la musique
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Établir la liste définitive des invités
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Réfrigérer les produits frais
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
Vérifier l’espace et l’accessibilité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le repas sur le pouce
4 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer l’activité de знакомства
2 personnes
Animer les tables de discussion
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir le repas sandwich
4 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 70
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Assiettes de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Compositions florales de tableqté 8
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Sets de balaiqté 2
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 2 semaines à l’avance afin d’ajuster les quantités et la disposition des tables.
Préparez la liste définitive des invités 3 à 5 jours avant la rencontre. Imprimez les badges nominatifs et le programme après cette vérification, plutôt que de les produire dès l’ouverture des inscriptions.
Contrôlez l’accessibilité de l’espace avant l’installation : circulation entre les tables, accès aux sanitaires et emplacement de la table d’accueil. Prévoyez aussi les porte-manteaux, surtout si les participants gardent leurs affaires pendant les activités.
Faites les courses et installez les produits non périssables la veille. Réfrigérez les produits frais dès leur arrivée et vérifiez que les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux et ustensiles de service sont disponibles avant de préparer le buffet.
Testez le matériel audio, l’enceinte Bluetooth, les rallonges et les multiprises au moins 1 heure avant l’arrivée des participants. Préparez ensuite le café, le thé, les en-cas et le repas sur le pouce pour éviter de quitter l’accueil au moment des premières arrivées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un après-midi de rencontre ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Laissez au moins 7 jours pour recevoir les réponses, les besoins alimentaires et les demandes particulières.
Quand préparer les badges et le programme ?: Préparez-les 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir établi la liste définitive des invités. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, la table d’accueil, la signalétique, la décoration et le buffet. Faites le test audio au plus tard 1 heure avant l’arrivée des participants.
Que faut-il vérifier la veille d’un après-midi de rencontre ?: Vérifiez les courses, les accords avec les fournisseurs, les produits frais au réfrigérateur et la liste du matériel. Contrôlez aussi les rallonges, les multiprises, les thermos, les glacières et les accessoires de service afin d’éviter un achat urgent le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.