Tarde de adopción de gatitos: checklist de organización

Una tarde de adopción de gatitos necesita mucho más que reunir a los animales y abrir las puertas. Hay que confirmar con tiempo el espacio, la entidad de acogida, los expedientes y las condiciones de adopción, además de preparar una recepción ordenada. El mismo día, los recintos, las cajas de transporte, los areneros y la zona de atención deben estar listos antes de que lleguen los gatitos. Esta checklist reúne las 44 tareas y los 45 materiales del plan, en el orden adecuado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el espacio
Confirmar el socio de acogida
2 personas
Confirmar gatitos y expedientes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar las condiciones de adopción
Preparar formularios de adopción
2 personas
Comprobar los datos del veterinario
2 personas
Coordinar las horas de llegada
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Transportar a los gatitos con cuidado
3 personas
Montar los recintos para gatos
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar los expedientes de adopción
2 personas
Colocar carteles informativos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Disponer los aperitivos
2 personas
Acostumbrar a los gatitos
2 personas
Briefing para el equipo de recepción
4 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Explicar las condiciones de adopción
2 personas
Presentar gatitos
3 personas
Realizar entrevistas de adopción
4 personas
Gestionar las solicitudes de adopción
2 personas
Revisar a los gatitos y los recintos
2 personas
Cambiar el pienso y el agua
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Hacer firmar los documentos de adopción
2 personas
Devolver a los gatitos a un lugar seguro
3 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Limpiar los recintos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Recoger y llevar la basura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar los expedientes de adopción
2 personas
Llamar a los adoptantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Expositor para material informativocant. 2
Perchero

Suministros para animales

Jaula para gatoscant. 8
Cajas de transportecant. 8
Cestas para gatoscant. 10
Areneros para gatoscant. 10
Cuencos para comidacant. 16
Bandejas de aguacant. 16
Juguetes para gatoscant. 20
Rascadorescant. 8
Mantas de forro polarcant. 20
Toallascant. 20
Cestas de viajecant. 4
Tarjetas con nombres para gatitoscant. 20
Palas para piensocant. 4
Bolsas para excrementoscant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Portátilescant. 2
Lámparas de escritoriocant. 2

Cocina

Termoscant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 2
Cuchilloscant. 4

Decoración

Paneles informativoscant. 8
Mantelcant. 8
Carteles direccionalescant. 6
Tarjetas con nombres para voluntarioscant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de gomacant. 8
Cajas de transporte desinfectablescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma los gatitos y sus expedientes antes de enviar las invitaciones. Si faltan datos veterinarios o formularios, los visitantes pueden marcharse sin poder avanzar con la adopción.
Envía las condiciones de adopción antes del evento y prepara los formularios con antelación. Así el equipo de recepción no tendrá que explicar requisitos básicos mientras atiende a varias familias.
Programa las horas de llegada y transporta a los gatitos en cajas adecuadas. Monta los recintos, coloca mantas, areneros, cuencos, agua y juguetes antes de sacar a los animales.
Prepara una mesa de recepción diferenciada de la zona de los gatitos. Allí deben estar los expedientes, las inscripciones, los formularios y el material informativo, para evitar que se mezclen documentos.
Haz el briefing del equipo antes de recibir visitantes y reserva unos minutos para que los gatitos se acostumbren al espacio. También conviene dejar listos café, té y aperitivos sin bloquear el paso de las cajas de transporte.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de adopción de gatitos?: Empieza varias semanas antes para reservar el espacio, confirmar la entidad de acogida y reunir los expedientes. Envía las invitaciones solo cuando los gatitos, los requisitos y el sistema de inscripción estén confirmados.
¿Qué hay que preparar antes de que lleguen los gatitos?: Los recintos, cajas de transporte, cestas, areneros, cuencos, agua, mantas, toallas y juguetes deben estar colocados antes de la llegada. Prepara también las mesas, sillas y el mostrador de recepción para que el equipo pueda recibir a las familias desde el primer momento.
¿Cuándo se deben enviar las condiciones de adopción?: Envíalas antes de la visita, junto con la información de inscripción, para que cada persona pueda revisarlas con calma. Ten una copia disponible en recepción y prepara los formularios antes de abrir el evento.
¿Cómo se organiza la recepción durante una adopción de gatitos?: Asigna al menos una persona a registrar las inscripciones y otra a explicar las condiciones de adopción cuando el volumen de visitas lo requiera. Mantén los expedientes y formularios en la mesa de recepción, separados de la zona de recintos y del servicio de café.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.