Organiser un afterwork d'été sans rien oublier

Un afterwork d'été se prépare en plusieurs temps : confirmer les participants, réserver le lieu, prévoir le buffet et installer l'espace avant l'arrivée des invités. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel nécessaires, du premier envoi d'invitations au branchement de la musique. Commence par les réservations et les besoins alimentaires, puis verrouille les quantités avant les courses. Le jour même, garde une marge pour le froid, le montage et les imprévus météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu et la salle
Réserver le mobilier
Définir le menu et la carte des boissons
2 personnes
Établir la liste de courses
Vérifier les prévisions météo
Communiquer les chiffres définitifs
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwiches et les salades
3 personnes
Disposer le buffet
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les nappes et la vaisselle
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration et l’éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Tables de bièreqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 12
Cartes de menuqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Conteneurs à glaceqté 4
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Thermos à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Bac à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes extérieures LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires assez tôt pour arrêter les quantités définitives avant les courses. Prévois ensuite une petite marge pour les portions et les boissons les plus demandées.
Vérifie la météo avant de confirmer l'installation extérieure. Si des tentes sont prévues, réserve-les et organise leur montage avant de disposer les tables, les chaises et le buffet.
Mets les boissons au frais plusieurs heures avant le début de l'afterwork. Pour le service, sépare les glacières, les distributeurs de boissons et les conteneurs à glace afin d'éviter un seul point d'attente.
Prépare les sandwiches, salades et en-cas avant l'arrivée des invités, puis protège-les jusqu'au dressage. Place les pinces, louches, planches et plateaux de service directement sur le buffet.
Teste l'éclairage, les rallonges, les multiprises et les haut-parleurs avant l'ouverture. Garde aussi les seaux, le balai et le bac à vaisselle accessibles : ils sont souvent rangés trop loin quand un verre se renverse.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un afterwork d'été ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixe une date limite d'inscription au moins 7 jours avant l'événement pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un afterwork d'été ?: Prévois 2 à 3 heures le jour même pour monter les tentes, installer le mobilier, dresser le buffet, brancher l'éclairage et tester la musique. Ajoute 30 minutes de marge pour les ajustements de dernière minute.
Quand acheter les boissons et préparer le buffet ?: Fais les courses après avoir communiqué les chiffres définitifs, généralement 3 à 5 jours avant l'afterwork. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l'arrivée et prépare les aliments suffisamment tôt pour pouvoir les conserver au frais.
Que prévoir en cas de pluie pour un afterwork d'été ?: Vérifie les prévisions 48 à 72 heures avant, puis confirme l'installation des tentes et l'organisation de la salle. Prévois aussi une solution pour protéger le buffet, les prises électriques et le matériel audio.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.