Qué necesitas para organizar una noche de pitches
Una noche de pitches necesita más que un proyector y algo de catering. Tendrás que preparar el espacio para asistentes, ponentes y jurado, además de calcular la vajilla, las bebidas y el equipo audiovisual según el número de personas. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar para que las presentaciones avancen sin pausas. Revisa especialmente los micrófonos, los cables, las copias de seguridad y los materiales de puntuación antes del día del evento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 10
- Sillascant. 70
- Mesas altascant. 4
- Mesa de oradores
- Mesa del jurado
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Vasos para aguacant. 90
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 12
- Tablas para servircant. 8
Cocina
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencoscant. 12
- Cucharones para sopacant. 4
- Bandejas de aluminio para servircant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Clic de presentación
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Canaletas para cablescant. 8
- Temporizadores digitalescant. 2
Iluminación
- Focos LED de obracant. 4
- Luces decorativascant. 8
Decoración
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Carteles de rutacant. 6
- Tableros de corchocant. 2
- Postes separadorescant. 4
- Cintascant. 2
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Portabadgescant. 80
- Portapapeles de registrocant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Programascant. 80
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Urnas de votacióncant. 2
- Papeletascant. 100
- Portalápicescant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Limpiacristales
- Cuboscant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
- Papeleracant. 6
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza - 72 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino sin alcohol - 4 botellas
- Granos de café - 2 kilos
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 4 litros
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Limones - 12 unidades
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Cacahuetes salados - 3 kilo
- Anacardos - 3 kilos
- Aceitunas - 3 tarros
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Zanahorias baby - 3 kilos
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 2 kilo
- Brie - 2 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón de Parma - 1,5 kilo
- Salami - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Baguettes - 16 unidades
- Mini bocadillos - 100 unidades
- Wraps - 40 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Pesto - 4 frascos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Pasta - 6 kilos
- Salsa para pasta - 8 frascos
- Rúcula - 1,5 kilo
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Pimientos - 20 unidades
- Cebollas rojas - 10 unidades
- Maíz - 6 latas
- Alubias rojas - 6 latas
- Queso rallado - 2 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 4 kilo
- Albóndigas de pollo - 4 kilos
- Brownies - 80 unidades
- Mini magdalenas - 80 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Galletas veganas - 3 paquetes
- Bombones - 3 kilos
- Caminos de mesa - 12 unidades
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 4 botellas
Consejos
- Calcula la vajilla para todas las personas y añade un 10 % de margen: para 50 asistentes, prepara al menos 55 vasos, platos y cubiertos de cada tipo que vayas a utilizar.
- Reserva una mesa independiente para el jurado y otra para los ponentes. Deja la mesa del jurado preparada antes de que lleguen los invitados, con las hojas de puntuación y bolígrafos.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos inalámbricos como mínimo 2 horas antes. Lleva las presentaciones en dos ubicaciones distintas y comprueba que se abren sin conexión a internet.
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfríalas con antelación en las neveras portátiles. Si sirves vino, cuenta una copa por persona y reserva vasos para agua durante toda la sesión.
- Coloca los carteles de ruta y los percheros antes de abrir las puertas. Los materiales pequeños, como el clic de presentación, los soportes de micrófono y las tarjetas de nombre, suelen olvidarse aunque el equipo principal esté listo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos vasos necesito para una noche de pitches?
- Calcula un mínimo de 1 vaso para agua por persona y añade un 10 % de margen. Para 50 asistentes, prepara al menos 55 vasos; si también sirves vino, calcula otras 55 copas.
- ¿Cuánta bebida compro para el primer tramo del evento?
- Cuenta entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora. Para 50 asistentes, son entre 100 y 150 bebidas, además de agua disponible durante toda la noche.
- ¿Con cuánta antelación debo probar el equipo audiovisual?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos y las presentaciones guardadas en dos copias.
- ¿Cuándo tengo que preparar la mesa del jurado?
- Déjala montada como mínimo 30 minutos antes de abrir las puertas. Coloca las hojas de puntuación, los bolígrafos y cualquier pauta del jurado para que puedan empezar sin buscar materiales.
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