Qué necesitas para organizar una lectura de libro

Una lectura de libro necesita más que ejemplares y sillas. Esta lista reúne lo necesario para recibir a los asistentes, preparar el café y el catering, montar la mesa de presentación y gestionar el registro sin improvisaciones. Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y deja margen para algunas personas más. Revisa con antelación el sonido, la refrigeración y los medios de pago: son elementos que suelen olvidarse hasta el último momento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 65
Mesascant. 8
Mesa de oradores
Mesa de registro
Mesa de libroscant. 2
Mesas altascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 80
Platos de postrecant. 70
Platos de postrecant. 70
Cucharillas de cafécant. 70
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Terminal de pago

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 6
Atriles para libroscant. 4
Tarjetas de nombrecant. 70

Iluminación

Lámparas de lecturacant. 2
Luces decorativascant. 6

Materiales

Ejemplares del librocant. 40
Folletos del programacant. 70
Bolígrafoscant. 20
Notas adhesivascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Aspiradora
Juego de fregona
Cubo de limpiezacant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Té negro - 60 bolsitas
- Té de hierbas - 30 bolsitas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilogramo
- Edulcorantes - 100 unidades
- Spa Blauw - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 4 litros
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Cerveza - 24 botellas
- Mantequilla - 500 gramos
- Mini croissants - 70 unidades
- Mini muffins - 70 unidades
- Tarta de manzana - 4 unidades
- Tarta vegana - 2 unidades
- Pastel sin gluten - 1 unidad
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 5 bolsas
- Patatas fritas naturales - 5 bolsas
- Mix de aperitivos salados - 4 bolsas
- Hummus - 6 tarrinas
- Queso crema - 4 tarrinas
- Baguettes - 12 unidades
- Leche para el café - 2 paquetes
- Filtros de café - 2 paquetes
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Palitos para café - 100 unidades
- Cucharillas de un solo uso - 100 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Spray de limpieza - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula las bebidas con una referencia concreta: ofrece aproximadamente 2 vasos por persona durante la primera hora y añade agua para toda la sesión. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes si utilizas neveras portátiles.
Pide los ejemplares del libro con margen suficiente para la entrega y suma entre un 5 % y un 10 % sobre las inscripciones confirmadas si también habrá venta en el lugar. Prepara una mesa de libros separada de la mesa de registro.
Para el café, calcula 1 taza por persona y añade un 20 % de reserva; coloca también cucharillas, teteras, máquinas de café, platos de postre y cubiertos de servicio juntos para evitar desplazamientos durante el encuentro.
Comprueba el equipo técnico como mínimo 2 horas antes: prueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los cables alargadores y las regletas desde el punto exacto donde hablará el autor.
Prepara la mesa de registro 30 minutos antes de la apertura con la lista final de participantes, acreditaciones y tarjetas de nombre. Reserva un terminal de pago si venderás libros o aceptarás aportaciones en el lugar.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos libros necesito para una lectura de libro?: Calcula un ejemplar por cada persona que haya confirmado que quiere comprarlo y añade un 5 %–10 % adicional para compras espontáneas. Confirma la cantidad definitiva al menos 7 días antes de la lectura.
¿Cuántas bebidas necesito para una lectura de libro?: Prepara unos 2 vasos por persona para la primera hora y calcula agua para toda la duración del acto. Añade aproximadamente un 10 % de margen y enfría las bebidas 4 horas antes.
¿Cuánto café debo preparar para los asistentes?: Calcula 1 taza por asistente y prepara un 20 % adicional. Deja las máquinas de café, las tazas, las cucharillas, las teteras y las jarras listas al menos 30 minutos antes de recibir al público.
¿Cuándo debo comprobar el micrófono y los altavoces?: Haz una prueba completa 2 horas antes del inicio, con el micrófono colocado en el punto de intervención. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y una solución de respaldo para la conexión eléctrica.

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