Qué necesitas para organizar una carrera

Una carrera necesita más que dorsales y medallas. Hay que preparar material para la salida, el recorrido, la llegada, el registro de tiempos y la atención a participantes y voluntarios. Esta lista reúne el equipo que conviene comprar o reservar con antelación, desde carpas y mesas hasta walkie-talkies, botiquines y baterías externas. Comprueba las cantidades según el número de corredores, los puntos de control y la longitud del recorrido.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 6
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Papeleracant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Pulseras con número de dorsalcant. 350
Medallas de metacant. 350
Señales del recorridocant. 40
Carteles direccionalescant. 60
Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 80
Cintacant. 10
Cronómetroscant. 6
Mochilas para el circuitocant. 6
Bloques de podiocant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 100
Bolsas isotérmicascant. 4
Compresas de hielocant. 20
Conoscant. 30
Cinta de salida
Arco de meta
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 12
Mapas de rutacant. 80
Chalecos para voluntarioscant. 30
Chalecos reflectantescant. 20
Premioscant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Teléfonos móvilescant. 8
Equipo de sonido móvil
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Impresora

Catering

Vasos de aguacant. 800
Vasos de papel para cafécant. 300
Servilletascant. 1000
Bandejas de distribucióncant. 12
Neveras portátilescant. 8
Jarras de aguacant. 20
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzascant. 8
Tijerascant. 8

Iluminación

Lámparas de bateríacant. 8

Limpieza

Soportes para bolsas de basuracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Rollos de papel higiénicocant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel toallacant. 6

Compras

Compras
- Spa Blauw - 450 liter
- Bebida isotónica - 120 litros
- Café - 6 paquetes
- Té - 4 docenas
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Plátanos - 35 kilos
- Manzanas - 30 kilos
- Naranjas - 20 kilos
- Uvas - 15 kilos
- Barritas de muesli - 400 unidades
- Panecillos con pasas - 250 piezas
- Pan integral - 20 barras
- Panecillos blancos - 250 unidades
- Panecillos integrales - 150 unidades
- Queso - 12 kilos
- Hummus - 6 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 5 tarros
- Mermelada - 5 tarros
- Mantequilla - 4 kilos
- Pechuga de pavo - 6 kilo
- Pepino - 12 kilo
- Tomates - 12 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Pretzels - 8 bolsas
- Galletas - 10 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Barritas de muesli sin gluten - 30 unidades
- Cobertura vegana - 4 kilos
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 250 gramos
- Limones - 5 kilos
- Cubitos de hielo - 40 kilo
- Filtros de café - 2 paquetes
- Agitadores - 500 unidades
- Platos de papel - 500 unidades
- Tenedores de madera - 500 unidades
- Cuchillos de madera - 500 unidades
- Cucharas de madera - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 150 unidades
- Producto de limpieza - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 10 paquetes
- Gel desinfectante - 12 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Tiritas - 10 cajas
- Gasas estériles - 10 paquetes
- Cinta deportiva - 12 rollos
- Vendajes elásticos - 12 unidades
- Desinfectante - 6 botellas
- Vasos desechables para primeros auxilios - 100 unidades
- Pilas AA - 24 unidades
- Pilas AAA - 24 unidades
- Papel para impresora - 3 paquetes
- Cartuchos de impresora - 2 juegos
- Rotuladores fluorescentes - 3 cajas
- Rotuladores permanentes - 2 cajas
- Cinta americana - 8 rollos
- Bridas - 500 unidades
- Cuerda - 4 rollos
- Spray de tiza - 12 botes
- Imperdibles - 1000 unidades
- Pulseras - 400 unidades
- Adhesivos con nombre - 400 unidades
- Sobres - 400 unidades

Consejos

Calcula al menos un dorsal y una pulsera numerada por participante inscrito, y añade un pequeño margen para cambios de última hora. Encarga las medallas con suficiente antelación para que el número final de participantes no te sorprenda.
Prepara señalización para cada cruce y cada cambio de dirección, no solo para la salida y la meta. Lleva también conos, cinta y vallas para separar a los corredores del tráfico y marcar zonas de espera.
Reserva una mesa de inscripción por cada grupo de voluntarios que atienda en paralelo y coloca las tablets, el portátil y la impresora cerca de una toma eléctrica. Cuenta con regletas, alargadores y baterías externas para evitar que un fallo de corriente detenga el registro.
Asigna un walkie-talkie o un teléfono a cada puesto que necesite comunicarse con la organización, especialmente salida, meta, recorrido y primeros auxilios. Comprueba las baterías antes de abrir la inscripción y lleva cargadores de repuesto.
Coloca un botiquín en la salida o meta y prepara otro para el recorrido si hay varios puntos alejados. Las mantas térmicas, los guantes desechables y las bolsas isotérmicas suelen olvidarse hasta el día de la carrera, cuando ya es demasiado tarde para comprarlos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos dorsales necesito para una carrera?: Compra un dorsal por corredor inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % extra para inscripciones corregidas, pérdidas o cambios de nombre. Si esperas 200 participantes, prepara aproximadamente entre 210 y 220 dorsales.
¿Qué material necesito para señalizar el recorrido?: Necesitas señales del recorrido y carteles direccionales para cada cruce, giro y tramo dudoso, además de conos, cinta y vallas de separación. Haz un control completo del recorrido entre 24 y 48 horas antes para detectar señales insuficientes o mal colocadas.
¿Cuándo debo pedir las medallas y los dorsales?: Pide las medallas y encarga los dorsales cuando el formulario de inscripción ya tenga una previsión fiable, preferiblemente entre 3 y 6 semanas antes de la carrera. Reserva margen adicional si llevan diseño personalizado o impresión.
¿Cuántos botiquines hacen falta en una carrera?: Coloca al menos un botiquín en la zona de salida y meta, y otro en cada punto del recorrido que esté alejado del equipo principal o sea difícil de alcanzar. Comprueba su contenido el día anterior y lleva mantas térmicas, guantes y bolsas isotérmicas.

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