Qué necesitas para organizar una Avondvierdaagse
Una Avondvierdaagse reúne a participantes durante cuatro jornadas, por lo que la compra debe cubrir rutas, registro, hidratación y seguridad. Además de preparar dorsales, pulseras y mapas, necesitarás material visible para marcar cada recorrido y equipar a los voluntarios. Calcula las cantidades a partir del número de participantes y añade una reserva para pérdidas, roturas y nuevas inscripciones. En esta lista encontrarás el material que conviene tener listo antes de la primera salida.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 30
- Vallas de separacióncant. 24
- Mesas con bancoscant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 8
- Dispensadores de aguacant. 8
- Altavoces móvilescant. 2
- Megáfonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Lámparas de obracant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 6
Material de tráfico
- Señales de rutacant. 80
- Carteles direccionalescant. 40
- Conos de tráficocant. 30
- Chalecos reflectantescant. 30
- Lámparas balizacant. 12
Registro
- Formularios de inscripcióncant. 300
- Listas de participantescant. 20
- Dorsalescant. 300
- Pulserascant. 300
- Juego de bolígrafoscant. 12
- Mapas de rutacant. 1200
- Carpetas portapapelescant. 12
Material deportivo
- Medallascant. 300
- Tarjetas de selloscant. 300
- Tampones para sellarcant. 12
- Flechas de rutacant. 120
- Cinta de recorridocant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 500
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Termoscant. 8
- Jarras de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzascant. 8
- Bidonescant. 12
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 4
- Mantas térmicascant. 12
- Linternascant. 12
- Walkie-talkiescant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas del pueblocant. 8
- Lona de salida y meta
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
Catering
- Compras
- Spa Blauw - 240 botellas
- Spa Rood - 120 botellas
- Zumo de manzana - 30 litros
- Zumo de naranja - 30 litros
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Naranjada - 24 botellas
- Jarabe de limonada - 12 botellas
- Café - 8 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 4 paquetes
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Pajitas agitadoras - 1000 unidades
- Servilletas de papel - 2000 unidades
- Bollos de pasas - 400 unidades
- Puntitos - 400 unidades
- Pan integral - 20 barras
- Queso joven - 8 kilogram
- Jamón - 6 kilos
- Pechuga de pollo - 5 kilogramo
- Hummus - 3 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 4 botes
- Mermelada - 4 tarros
- Mantequilla - 3 kilogram
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 12 kilogram
- Zanahorias - 10 kilogram
- Plátanos - 25 kilogram
- Manzanas - 25 kilogramo
- Uvas - 12 kilogram
- Mandarinas - 15 kilogramo
- Barritas de muesli - 800 unidades
- Pasas - 8 kilogramos
- Patatas fritas con pimentón - 30 bolsas
- Patatas fritas naturales - 30 bolsas
- Bocaditos salados - 20 bolsas
- Galletas - 20 paquetes
- Bebida energética - 120 latas
- Cubitos de hielo - 40 kilogramos
- Mayonesa - 4 botellas
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta - 2 botes
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Pajitas de papel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 24 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 12 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Esponjas - 24 unidades
- Paños de limpieza - 24 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Bolsas de basura - 150 unidades
- Manteles de papel - 20 rollos
- Tiritas - 10 cajas
- Cinta deportiva - 12 rollos
- Desinfectante - 8 botellas
- Gasas estériles - 20 cajas
- Vendajes - 20 rollos
- Guantes desechables - 10 cajas
- Compresas frías - 20 unidades
- Pilas AA - 40 unidades
- Pilas AAA - 40 unidades
- Bridas - 500 unidades
- Cinta americana - 8 rollos
- Rotuladores - 24 unidades
- Papel de impresión - 5 paquetes
- Notas adhesivas - 10 blocs
Consejos
- Prepara un kit de inicio por participante con dorsal, pulsera y la información de la ruta. Imprime entre un 5 y un 10 % adicional para corregir errores o atender inscripciones de última hora.
- Calcula el agua para cada jornada, no solo para la salida: reserva al menos 0,5 litros por participante y coloca los dispensadores en la salida, la meta y los puntos donde las rutas sean más largas.
- Separa las señales, flechas, conos y chalecos reflectantes por día de recorrido. Haz una revisión completa entre 24 y 48 horas antes para detectar material que falte o esté dañado.
- Lleva un juego de bolígrafos y una carpeta portapapeles por cada mesa de registro. Así los coordinadores pueden consultar listas, anotar cambios y resolver incidencias sin bloquear una sola mesa.
- Prueba los altavoces, el megáfono, las lámparas y los cables alargadores como mínimo un día antes. Para la salida y la meta, prepara también iluminación de reserva si la actividad termina después de anochecer.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta agua necesito para una Avondvierdaagse?
- Calcula al menos 0,5 litros por participante y por jornada, además de una reserva del 10 %. Para grupos grandes, distribuye el agua entre salida, meta y los puntos de descanso en lugar de concentrarla en un solo lugar.
- ¿Cuántos dorsales y pulseras debo comprar?
- Compra una unidad por participante para cada elemento y añade entre un 5 y un 10 % adicional. Esa reserva cubre errores de impresión, pulseras perdidas y participantes que se incorporen después del cierre inicial.
- ¿Cuándo debo preparar las señales de las rutas?
- Clasifica y revisa todo el material entre 24 y 48 horas antes de cada jornada. Deja las señales, flechas, conos y chalecos separados por recorrido para que los voluntarios puedan recogerlos rápidamente.
- ¿Qué material necesito para el registro?
- Prepara formularios, listas de participantes, dorsales, pulseras, mapas, carpetas portapapeles y bolígrafos. Como referencia, reserva al menos un juego completo de material de escritura por mesa y un 10 % extra de formularios.
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