Qué necesitas para organizar una entrega de medalla de honor

Una entrega de medalla de honor combina una ceremonia formal con una recepción para los invitados. Además de la medalla y el diploma, tendrás que prever acreditaciones, señalización, mobiliario, vajilla y equipo audiovisual. Calcula las cantidades según el número de asistentes y deja preparados con antelación los materiales que suelen llegar tarde, como la medalla, el diploma y las tarjetas con los nombres. Esta lista te ayuda a comprobar las compras y el material antes de abrir el lugar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 10
Registro en mesa plegable
Percheroscant. 2
Atril

Vajilla

Copas de vinocant. 80
Vasos para aguacant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Cuencos para buffetcant. 10
Pinzas de servircant. 8
Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Cerveza - 72 botellines
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Baguettes - 12 unidades
- Mini sándwiches - 120 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Pepino - 2 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos veganos - 20 unidades
- Ketchup - 1 botella
- Mayonesa - 1 botella
- Servilletas - 300 unidades
- Posavasos de papel - 100 unidades
- Vasos desechables - 100 unidades
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel toalla - 4 paquetes

Decoración

Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Banner municipalcant. 2
Tarjetas de nombrecant. 80

Materiales

Medalla de honor
Certificado enmarcado
Folletos del programacant. 80
Bolígrafoscant. 10

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Consejos

Encarga la medalla de honor y solicita la impresión del diploma al menos 3 o 4 semanas antes; así tendrás margen para corregir nombres, cargos o fechas.
Calcula una silla por invitado y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional para ponentes, acompañantes o cambios de última hora. Prepara también una mesa plegable para el registro.
Para una recepción de 2 horas, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por persona después. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y utiliza neveras portátiles para mantenerlas frías.
Comprueba el sonido entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Prueba cada micrófono inalámbrico, el portátil, el proyector, la pantalla y todos los cables y regletas.
Prepara acreditaciones, tarjetas de nombre, el cartel de bienvenida, el banner municipal y el programa final como mínimo el día anterior. Lleva un pequeño excedente, especialmente de tarjetas y material impreso.

Preguntas frecuentes

¿Qué comprar para una entrega de medalla de honor?: Necesitarás la medalla, el diploma, acreditaciones y tarjetas de nombre, además de mesas, sillas y material para el registro. Para la recepción, incluye copas de vino, vasos de agua, tazas de café, platos, cubiertos, bandejas, jarras, termos y cuencos para el buffet.
¿Cuántas sillas y mesas hacen falta para la ceremonia?: Calcula una silla por asistente y añade un 5 % o 10 % de reserva. El número de mesas depende del espacio y del catering, pero prevé como mínimo una mesa plegable para el registro, una mesa para el buffet y otra para bebidas o café.
¿Cuándo encargar la medalla y el diploma?: Encarga la medalla y tramita la impresión del diploma entre 3 y 4 semanas antes de la ceremonia. Revisa los nombres y cargos cuando recibas una prueba, y guarda una copia del programa final para evitar cambios de última hora.
¿Qué equipo de sonido necesito para entregar la medalla?: Prepara al menos un micrófono inalámbrico, altavoces, una mesa de mezclas, un portátil, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes, incluyendo las presentaciones del proyector y la pantalla.

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