Cómo organizar una tarde de pub quiz sin improvisar
Una tarde de pub quiz funciona mejor cuando separas la preparación en tres bloques: contenido, asistentes y montaje. Empieza cerrando el recinto y las inscripciones; después prepara preguntas, equipos y materiales; por último, prueba la presentación, el sonido y la comida antes de abrir las puertas. Este orden evita los fallos más habituales, como preguntas sin revisar, equipos mal asignados o cables que no llegan al proyector. El plan completo te ayuda a controlar las 49 tareas sin perder de vista lo que ocurre el día del concurso.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Abrir inscripciones
- 3
Confirmar la reserva del recinto
- 4
Definir los temas del quiz
2 personas
- 5
Reunir preguntas del quiz
2 personas
- 6
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Asignar equipos
2 personas
- 10
Gestionar los premios
- 11
Maquetar los cuadernillos del concurso
- 12
Imprimir los formularios de respuesta
- 13
Preparar la presentación
- 14
Probar fragmentos de música
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Llevar materiales al lugar
2 personas
- 18
Ventilar el espacio
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Preparar las sillas
3 personas
- 21
Montar la mesa del quiz
- 22
Conectar imagen y sonido
2 personas
- 23
Probar la presentación del quiz
2 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Preparar el buffet
2 personas
- 26
Numerar las mesas de los equipos
- 27
Preparar la mesa de inscripción
- 28
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 29
Recibir a los invitados
3 personas
- 30
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
- 31
Explicar las reglas del juego
- 32
Presentar las rondas del quiz
- 33
Recoger respuestas
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Servir aperitivos
2 personas
- 36
Revisar respuestas
3 personas
- 37
Coordinar el programa del descanso
- 38
Anunciar a los ganadores
- 39
Entregar premios
2 personas
- 40
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 41
Recoger la basura
3 personas
- 42
Desmontar mesas y sillas
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Apagar el equipo
2 personas
- 45
Limpiar el espacio
3 personas
- 46
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 47
Devolver los materiales
2 personas
- 48
Limpiar neveras portátiles
- 49
Llevar la basura al contenedor
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de inscripción
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cables de cargacant. 3
Material de juego
- Cuadernillos del quizcant. 15
- Hojas de respuestacant. 180
- Bolígrafoscant. 60
- Números de equipocant. 15
- Carpetas de respuestascant. 15
- Marcador
- Tarjetas redondascant. 8
- Premioscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Números de mesacant. 15
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la reserva del recinto antes de enviar las invitaciones y fija una fecha límite de inscripción de 7 a 10 días. Así sabrás cuántas mesas, sillas, cuadernillos y hojas de respuesta necesitas.
- Prepara entre 5 y 7 temas y revisa cada pregunta al menos una vez. Comprueba especialmente las respuestas, la dificultad y los fragmentos de música antes de maquetar los cuadernillos.
- Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y asigna los equipos 2 o 3 días antes. Lleva los números de equipo y las carpetas de respuestas ya preparados para que la recepción no se bloquee.
- Haz una prueba audiovisual completa el mismo día del montaje: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono y presentación. Deja preparados al menos 2 cables alargadores y 2 regletas, porque suelen faltar justo cuando empieza el quiz.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y monta el buffet antes de recibir al público. Reserva los últimos 30 minutos para ventilar, colocar las mesas y comprobar que cada equipo tiene bolígrafos y hojas de respuesta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un pub quiz?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el recinto esté confirmado y cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder asignar equipos y calcular la comida.
- ¿Cuántas preguntas debe tener una tarde de pub quiz?
- Prepara unas 40 o 50 preguntas, repartidas entre 5 y 7 temas, más los fragmentos de música que quieras incluir. Revisa todas las respuestas al menos una vez y guarda algunas preguntas de reserva.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa el día del evento, antes de que lleguen los asistentes, y dedica al menos 30 minutos a conectar imagen, altavoces y micrófono. Comprueba también la presentación desde el portátil que vas a utilizar.
- ¿Cuándo se deben preparar las bebidas y el buffet?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y monta el buffet durante la preparación del recinto. Coloca platos, vasos, cubiertos y utensilios de servir antes de abrir la inscripción para no interrumpir el comienzo del concurso.
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