Cómo organizar una noche de canciones sin perder el ritmo
Una noche de canciones funciona mejor cuando el programa, el equipo y la comida se preparan en ese orden. Primero confirma quién actuará y qué canciones necesita cada participante; después cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. En los días previos, imprime las letras, comprueba el portátil y prueba micrófonos, altavoces y proyector. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar la sala, preparar el buffet y hacer una prueba completa antes de recibir a los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Confirmar las actuaciones
- 6
Recopilar canciones y letras
2 personas
- 7
Imprimir las letras de las canciones
2 personas
- 8
Hacer reservas
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Enfriar bebidas
2 personas
- 12
Probar el equipo
2 personas
- 13
Preparar el portátil de presentación
- 14
Comprobar el lugar
2 personas
- 15
Montar mesas
3 personas
- 16
Colocar las sillas
3 personas
- 17
Montar el guardarropa
- 18
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 19
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 20
Conectar los micrófonos
2 personas
- 21
Colgar la iluminación y la decoración
3 personas
- 22
Preparar el buffet y la barra
3 personas
- 23
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Repartir las letras de las canciones
2 personas
- 26
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Evento
- 27
Recibir a los invitados
3 personas
- 28
Presentar el programa
- 29
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 30
Controlar la música y las letras
2 personas
- 31
Servir aperitivos
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Encargarse del café y el té
2 personas
- 34
Anunciar el descanso
- 35
Anunciar la última canción
- 36
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 37
Recoger la vajilla
3 personas
- 38
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 39
Recoger la basura
2 personas
- 40
Limpiar el lugar
4 personas
- 41
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Taburetes de barcant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Portátil de presentación
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Copas de vinocant. 50
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Palangana para lavarcant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Decoración de mesacant. 12
- Pizarra de anuncios
- Fundas para textoscant. 60
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Material de oficina
- Pegatinas con nombrecant. 70
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
Consejos
- Cierra el programa con varios días de margen y confirma cada actuación por separado. Pide las canciones y las letras antes de imprimirlas para evitar versiones incompletas o cambios de última hora.
- Haz una prueba técnica de 30 minutos con el portátil de presentación, el proyector, la mesa de mezclas y los micrófonos. Comprueba también que haya suficientes cables alargadores y regletas para no improvisar conexiones.
- Prepara el espacio del escenario antes de colocar las mesas y las sillas. Deja un pasillo despejado para quienes actúan y coloca los soportes de micrófono donde no bloqueen la proyección ni la circulación.
- Calcula la bebida por tramos: reserva entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfría una parte el día anterior. Si sirves café o té, prepara termos para que la barra no dependa de una sola máquina.
- Reparte las letras antes de empezar y guarda copias de reserva en fundas para textos. Coloca la pizarra de anuncios en un punto visible con el orden de las actuaciones, porque los cambios anunciados solo de palabra suelen perderse.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de canciones?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar actuaciones. Cierra las canciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes; así todavía tendrás tiempo para imprimir las letras y ajustar el programa.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Reserva unas 2 horas antes de la llegada de los invitados. Dedica los primeros 45 minutos a mesas, sillas y guardarropa; después monta el sonido, la proyección, la iluminación, el buffet y deja 30 minutos para una prueba completa.
- ¿Cuántas canciones debe incluir el programa?
- Calcula entre 4 y 5 minutos por canción, incluyendo una breve presentación. Para una velada de 3 horas, un programa de 25 a 30 canciones suele dejar tiempo para actuaciones, pausas, comida y cambios de equipo.
- ¿Cuándo hay que imprimir las letras de las canciones?
- Imprímelas entre 3 y 5 días antes, cuando las actuaciones ya estén confirmadas. Prepara al menos una copia por participante y varias copias de reserva, y comprueba cada página antes de colocarlas en las fundas.
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