Zo organiseer je een gezellige liedjesavond

Een liedjesavond staat of valt met een strak programma, duidelijke teksten en techniek die vooraf getest is. Begin met de gastenlijst en verzamel meteen dieetwensen en aanmeldingen. Bevestig daarna de optredens, leg liedjes en teksten vast en plan de opbouw van de ruimte. Op de dag zelf richt je eerst podium, geluid en zitplaatsen in; daarna volgen buffet, bar en de uitgedeelde liedteksten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Optredens bevestigen
6
Liedjes en teksten verzamelen
2 personen
7
Liedteksten afdrukken
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Apparatuur testen
2 personen
13
Presentatielaptop voorbereiden
14
Locatie controleren
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Garderobe inrichten
18
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
19
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
20
Microfoons aansluiten
2 personen
21
Licht en decor ophangen
3 personen
22
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
23
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Liedteksten uitdelen
2 personen
26
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Programma toelichten
29
Optredens begeleiden
2 personen
30
Muziek en teksten bedienen
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Koffie en thee verzorgen
2 personen
34
Pauze aankondigen
35
Laatste lied aankondigen
36
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

37
Servies verzamelen
3 personen
38
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
4 personen
41
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Presentatielaptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Afwasteilaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Aankondigingsbord
Teksthoezenaantal 60

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Stationery

Naamstickersaantal 70
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3

Tips

Bevestig optredens uiterlijk één week vooraf en noteer per optreden de naam, het liedje, de benodigde microfoon en de geschatte duur. Zo voorkom je stiltes tussen de acts.
Verzamel liedteksten minimaal vijf dagen van tevoren en druk per gast één exemplaar af, plus ongeveer 10 procent extra. Controleer namen, coupletten en leesbaarheid voordat je gaat kopiëren.
Test de actieve speakers, audiomixer, draadloze microfoons, presentatielaptop en beamer minstens twee uur voor ontvangst. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat niemand over kabels naar de garderobe of bar hoeft te lopen.
Maak de podiumruimte vrij en zet stoelen zo neer dat iedereen het beamerdoek kan zien. Houd minstens één looppad naar de uitgang open en plaats barkrukken niet voor het zicht op de optredens.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet buffet, bar, glazen, servies en opscheplepels klaar voordat de eerste gasten binnenkomen. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en houd koffie, water en dieetvriendelijke hapjes apart herkenbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een liedjesavond?: Plan voor een liedjesavond meestal 3 tot 4 uur, inclusief een korte pauze van 20 tot 30 minuten. Reken gemiddeld 5 minuten per optreden en houd na elke 6 tot 8 optredens ruimte voor een drinkmoment.
Wanneer moet ik de optredens voor een liedjesavond bevestigen?: Bevestig alle optredens uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag dan ook het definitieve liedje, de tekst, de bezetting en eventuele technische wensen op, zodat je het programma en de geluidscheck kunt maken.
Hoeveel liedteksten moet ik afdrukken voor een liedjesavond?: Druk één tekstbundel per aangemelde gast af en voeg 10 procent reserve-exemplaren toe. Bij 30 gasten zijn dat dus 33 bundels; leg ze uiterlijk 30 minuten voor aanvang op tafel.
Wanneer moet ik de apparatuur testen voor een liedjesavond?: Doe de volledige geluid- en beeldtest minstens 2 uur voor de ontvangst. Controleer microfoons, speakers, mixer, laptop, beamer en kabels met dezelfde opstelling als tijdens de avond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.