Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del centro juvenil
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando las familias saben qué ocurrirá desde el momento de la llegada. Empieza fijando la fecha y un programa con horarios, después abre las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. En la última semana se confirman participantes, voluntarios, actividades y materiales; el día anterior se enfrían las bebidas y se dejan listos los aperitivos no perecederos. El montaje final debe reservar tiempo para recepción, sonido, juegos, café y té.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar espacios y materiales
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar promoción en línea
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar el programa a los participantes
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Preparar las actividades
3 personas
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Preparar aperitivos no perecederos
2 personas
- 14
Comprobar el lugar
2 personas
- 15
Limpiar suelos y superficies
3 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
3 personas
- 18
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 19
Colgar la decoración
3 personas
- 20
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 21
Preparar las actividades de juegos
3 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Evento
- 25
Recibir a los voluntarios
2 personas
- 26
Registrar a los visitantes
2 personas
- 27
Dar visitas guiadas
2 personas
- 28
Coordinar actividades
5 personas
- 29
Servir aperitivos
3 personas
- 30
Rellenar las bebidas
2 personas
- 31
Reponer café y té
2 personas
- 32
Proporcionar la música
2 personas
- 33
Comprobar los baños
- 34
Recoger la basura
2 personas
- 35
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 36
Recoger comida y bebida
3 personas
- 37
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 38
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 39
Lavar la vajilla
3 personas
- 40
Limpiar el lugar
4 personas
- 41
Comprobar los materiales
2 personas
- 42
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 43
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Cuencoscant. 40
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos de técant. 50
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas para servircant. 8
Equipo
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencoscant. 12
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Termoscant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 8
- Cartelescant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Rotuladorescant. 12
- Decoración de mesacant. 8
Material deportivo
- Pelotascant. 8
- Conoscant. 20
- Cuerdas para saltarcant. 6
- Diana
- Dardoscant. 12
- Paletas de ping-pongcant. 6
- Pelotas de ping-pongcant. 24
- Juegoscant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Indica la hora de apertura, las actividades principales y cuándo termina cada bloque para que las inscripciones sean realistas.
- Abre las inscripciones con al menos 2 semanas de margen y pregunta por alergias o dietas en el mismo formulario. Confirma el programa y cualquier cambio a los participantes varios días antes.
- Asigna voluntarios por funciones, no solo por nombre: recepción, actividades, comida y apoyo técnico. Reúne al equipo 30 minutos antes de abrir para explicar turnos, recorridos y qué hacer si falta material.
- Haz una comprobación del centro el día anterior. Revisa suelos y superficies, mesas, sillas, percheros, papeleras, cables, regletas, altavoces y micrófonos antes de que empiece el montaje.
- Prepara por separado lo que necesita frío y lo que puede quedar listo con antelación. Enfría las bebidas el día anterior, deja preparados los aperitivos no perecederos y reserva tiempo para café, té, vajilla y juegos el mismo día.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza al menos 3 semanas antes: una semana para fijar fecha, espacios y programa, y 2 semanas para invitaciones e inscripciones. Deja los últimos 3 días para confirmar asistentes, dietas, voluntarios y materiales.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?
- Envíalas unas 2 semanas antes de la jornada y fija una fecha límite de inscripción 3 o 4 días antes. Así puedes ajustar las compras, las mesas, las sillas y las cantidades de comida.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un centro juvenil abierto?
- Como punto de partida, asigna 1 persona a recepción, 1 por cada actividad simultánea y 1 persona de apoyo para comida y problemas prácticos. Convoca al equipo 30 minutos antes y prepara una sustitución para cada función crítica.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Enfría las bebidas, prepara los aperitivos no perecederos y comprueba el espacio, el sonido y los cables el día anterior. El mismo día deja para el final los aperitivos frescos, el café, el té y la colocación de la vajilla.
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