Organiser une journée portes ouvertes dans un centre pour jeunes

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez un déroulé avec des horaires précis pour l’accueil, les activités, les temps de pause et la fermeture. Confirmez le programme aux participants quelques jours avant, surtout si une activité ou un espace change.
• Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les besoins alimentaires dès le départ. Gardez une liste actualisée pour prévoir les encas, les assiettes, les bols et les couverts sans attendre la veille.
• Attribuez chaque bénévole à une mission et à un créneau précis. Prévoyez une personne identifiable au comptoir d’accueil dès l’ouverture et accueillez les bénévoles avant l’arrivée du public pour expliquer le fonctionnement.
• Vérifiez les branchements avant l’installation du son : haut-parleurs, table de mixage, microphones, rallonges et multiprises doivent être testés ensemble. Faites aussi un essai avec l’ordinateur portable si le programme prévoit une présentation ou de la musique.
• Préparez les boissons en deux temps : refroidissez-les à l’avance dans les réfrigérateurs ou les glacières, puis installez les distributeurs, les gobelets et les thermos juste avant l’accueil. Les encas longue conservation peuvent être préparés plus tôt, tandis que le café et le thé se font au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?

Prévoyez au minimum 4 semaines pour fixer le programme, réserver les espaces, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 2 ou 3 derniers jours pour confirmer les participants, répartir les bénévoles et acheter les produits frais.

Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?

Envoyez-les environ 3 semaines avant la date, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Cela laisse le temps de recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires sans devoir modifier le programme au dernier moment.

Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil ?

Prévoyez au moins 2 personnes au comptoir d’accueil pendant la première heure : l’une vérifie les inscriptions et l’autre oriente les visiteurs. Ajoutez ensuite une personne par activité qui fonctionne en parallèle, selon le nombre d’espaces ouverts.

Quand préparer les boissons et les encas ?

Refroidissez les boissons la veille si possible et préparez les encas qui se conservent plusieurs heures le matin même. Le café, le thé et les encas frais se préparent juste avant l’ouverture, idéalement 30 à 45 minutes à l’avance.