Zo organiseer je een jongerencentrum open dag
Begin met een helder programma en leg vast welke ruimtes, materialen en vrijwilligers je nodig hebt. Daarna volgen uitnodigingen, online promotie en het verwerken van aanmeldingen. Verzamel dieetwensen op tijd en bevestig het programma opnieuw aan deelnemers. Op de dag zelf draait alles om een ingerichte ontvangstbalie, goed verdeelde activiteiten, gekoelde dranken en een korte controle van techniek en veiligheid.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Ruimtes en materialen reserveren
- 3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Promotie online publiceren
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Programma aan deelnemers bevestigen
- 9
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 10
Activiteiten klaarzetten
3 personen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken koelen
2 personen
- 13
Houdbare hapjes klaarzetten
2 personen
- 14
Locatie controleren
2 personen
- 15
Vloeren en oppervlakken reinigen
3 personen
- 16
Tafels opstellen
3 personen
- 17
Stoelen opstellen
3 personen
- 18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 19
Versiering ophangen
3 personen
- 20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 21
Spelactiviteiten klaarzetten
3 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 24
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Event
- 25
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
- 26
Bezoekers registreren
2 personen
- 27
Rondleidingen geven
2 personen
- 28
Activiteiten begeleiden
5 personen
- 29
Hapjes serveren
3 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 32
Muziek verzorgen
2 personen
- 33
Toiletten controleren
- 34
Afval verzamelen
2 personen
- 35
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 36
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 37
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 39
Servies afwassen
3 personen
- 40
Locatie schoonmaken
4 personen
- 41
Materialen controleren
2 personen
- 42
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 43
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Kommenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 50
- Theeglazenaantal 50
- Besteksetsaantal 80
- Serveerplateausaantal 8
Apparatuur
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Schaaltjesaantal 12
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Postersaantal 12
- Naamstickersaantal 100
- Stiftenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 8
Sportmateriaal
- Ballenaantal 8
- Pionnenaantal 20
- Springtouwenaantal 6
- Dartbord
- Dartpijlenaantal 12
- Tafeltennisbatjesaantal 6
- Tafeltennisballenaantal 24
- Spelletjesaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
- Vuilniszakhoudersaantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de open dag in vaste blokken en wijs per activiteit een vrijwilliger aan. Zo weet iedereen vóór de start wie bezoekers ontvangt, wie activiteiten begeleidt en wie bijspringt.
- Stuur uitnodigingen en online promotie niet pas enkele dagen vooraf. Sluit de aanmeldingen uiterlijk een week voor de open dag, zodat je dieetwensen, vrijwilligers en catering kunt verwerken.
- Controleer de techniek voordat bezoekers binnenkomen. Sluit luidsprekers, mengpaneel, microfoons, laptop, verlengkabels en stekkerdozen ruim een uur vooraf aan en test het geluid in de hele ruimte.
- Richt de ontvangstbalie in vóór je de activiteiten klaarzet. Leg daar het bevestigde programma, aanmeldinformatie en een duidelijke route naar garderoberekken, toiletten en activiteiten klaar.
- Koel dranken tijdig en verdeel de catering over meerdere punten. Zet houdbare hapjes klaar, bereid koffie en thee voor en gebruik aparte serveerplateaus, tangen en opscheplepels voor overzicht en hygiëne.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jongerencentrum open dag organiseren?
- Begin minimaal vier weken vooraf met datum, programma, ruimtes en materialen. Verstuur uitnodigingen en publiceer de online promotie uiterlijk twee weken voor de open dag.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een open dag verzamelen?
- Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk een week vooraf. Dan kun je hapjes, servies en de presentatie van het eten nog aanpassen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jongerencentrum open dag?
- Plan minimaal één vrijwilliger per activiteit en daarnaast één persoon voor ontvangst en één voor catering en techniek. Bij drie activiteiten kom je daarmee uit op minstens vijf mensen tegelijk.
- Hoe laat moet ik beginnen met opbouwen?
- Reserveer minstens twee uur voor de opbouw. Zet eerst tafels, stoelen, afvalbakken en de ontvangstbalie neer, test daarna het geluid en leg als laatste activiteiten, hapjes, servies en dranken klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!