Cómo organizar una feria canina sin dejar cabos sueltos
Una feria canina necesita más que mesas y actividades: hay que coordinar expositores, perros, visitantes y demostraciones en el mismo espacio. Empieza cerrando la fecha y el programa, y después avanza con inscripciones, distribución de stands y normas para perros. En la última semana, comprueba equipos, señalización, aparcamiento y catering. El día del evento, separa la recepción de expositores de la entrada de visitantes para evitar colas y resolver incidencias con rapidez.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha de la feria y el programa
2 personas
- 2
Invitar a los expositores
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Abrir el formulario de inscripción
- 5
Registrar expositores
2 personas
- 6
Distribuir el espacio del stand
2 personas
- 7
Registrar las demostraciones
2 personas
- 8
Reservar el catering
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Publicar las normas para perros
- 11
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
- 12
Revisar la lista de expositores
- 13
Imprimir el plano
- 14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 15
Preparar señales de ruta
2 personas
- 16
Organizar el aparcamiento para perros
2 personas
- 17
Revisar las normas de bienestar animal
2 personas
- 18
Comprobar el inventario
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 23
Recibir a los expositores
3 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
3 personas
- 26
Colgar los números de stand
2 personas
- 27
Colgar la decoración
2 personas
- 28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 29
Delimitar la zona de demostración
3 personas
- 30
Habilitar puntos de bebida
2 personas
- 31
Preparar agua para perros
2 personas
- 32
Preparar el material para visitantes
2 personas
- 33
Montar las zonas de comida
3 personas
- 34
Comprobar los baños
- 35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 36
Probar la técnica
2 personas
- 37
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 38
Dar briefing a los expositores
2 personas
Evento
- 39
Abrir la entrada
3 personas
- 40
Registrar a los visitantes
3 personas
- 41
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 42
Repartir planos
2 personas
- 43
Apoyar a los expositores
2 personas
- 44
Anunciar las demostraciones
- 45
Guiar la zona de demostración
3 personas
- 46
Rellenar agua para perros
2 personas
- 47
Servir las bebidas
3 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Servir aperitivos
3 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Reponer los baños
- 52
Mantener limpios los pasillos
2 personas
- 53
Registrar objetos perdidos
- 54
Finalizar la última demostración
2 personas
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 56
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
- 57
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 58
Recoger la vajilla
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Recoger cacas de perro
2 personas
- 62
Limpiar la cocina
3 personas
- 63
Limpiar los baños
2 personas
- 64
Limpiar los suelos
3 personas
- 65
Devolver los materiales
3 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 67
Guardar el stock restante
2 personas
- 68
Enviar seguimiento a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de exposicióncant. 30
- Sillascant. 50
- Bancos plegablescant. 6
- Percheroscant. 3
- Mesas de bebidascant. 6
- Postes separadorescant. 12
- Jaulas para perroscant. 8
- Perreras plegablescant. 4
Equipo
- Portátilescant. 2
- Impresorascant. 2
- Escáneres de código de barras o QRcant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Impresoras de etiquetascant. 2
- Terminales de pagocant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Dispensadores de agua para perroscant. 4
- Saltos de agilitycant. 4
- Túneles de agilidadcant. 2
- Báscula para perros
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Toallascant. 20
Decoración
- Banners de la feria caninacant. 6
- Carteles con número de standcant. 30
- Señales de rutacant. 12
- Carteles direccionalescant. 16
- Mantelescant. 30
- Guirnaldascant. 8
- Tableros de corchocant. 6
- Portafolletoscant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Aspiradorascant. 2
- Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 12
- Recogedores de excrementos de perrocant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 12
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Señales de advertenciacant. 8
- Ganchos para cinturóncant. 20
Artículos de papel
- Credenciales para visitantescant. 400
- Credenciales de expositorcant. 80
- Papel de impresióncant. 500
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Pegatinas con nombrecant. 200
- Expositores para folletoscant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de invitar a los expositores. Deja al menos 4 semanas para recibir confirmaciones, registrar necesidades y distribuir los stands sin rehacer el plano varias veces.
- Publica las normas para perros junto con la inscripción. Indica con antelación las condiciones de bienestar, las zonas permitidas y cómo funcionará el aparcamiento para perros; explicarlo en la entrada suele generar retrasos.
- Separa tres flujos desde el montaje: registro, circulación y demostraciones. Coloca señales de ruta y postes separadores, y reserva espacio suficiente alrededor de los saltos y túneles de agility para que el público no invada la actividad.
- Confirma el catering y las preferencias dietéticas como máximo 7 días antes. Calcula también agua accesible para los perros y prepara dispensadores en puntos visibles, no solo junto a la mesa de bebidas.
- Haz una revisión técnica el día anterior, no al abrir las puertas. Prueba altavoces, micrófonos, portátiles, impresoras, lectores QR, terminales de pago, alargadores y regletas; lleva cables y consumibles de repuesto para evitar paradas durante el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria canina?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha, programa e invitados, y utiliza las 2 últimas para confirmar expositores, imprimir el plano y revisar el material.
- ¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para una feria canina?
- Ábrelas cuando el programa básico y las normas para perros estén definidos, idealmente 4 semanas antes. Cierra el registro de expositores entre 7 y 10 días antes para preparar tarjetas, stands y señalización.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una feria canina?
- Comprueba el inventario, carga los equipos y deja listas las mesas de registro, etiquetas, tarjetas de nombre y señales. Enfría las bebidas y prepara el plano impreso al menos 12 horas antes de la apertura.
- ¿Cómo evitar colas en la entrada de una feria canina?
- Separa la recepción de expositores del registro de visitantes y asigna al menos 2 personas a la entrada durante la primera hora. Ten preparados lectores QR, terminales de pago, tarjetas de nombre y una lista impresa de respaldo.
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