Cómo organizar una carrera de orientación paso a paso

Una carrera de orientación se organiza primero sobre el terreno y después alrededor de los participantes. Empieza fijando la fecha, reservando el lugar y diseñando un recorrido que puedas revisar por completo. A continuación, tramita los permisos, prepara el plan de seguridad y abre las inscripciones. Durante la última semana tendrás que coordinar voluntarios, imprimir mapas y tarjetas, preparar los grupos de salida y comprobar que cada puesto de control tenga el material necesario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la fecha y el recorrido
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Solicitar permiso a los propietarios del terreno
5
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
6
Compartir los números de emergencia y la ruta
7
Enviar invitaciones
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Asignar voluntarios
12
Formar grupos iniciales
2 personas
13
Revisar el recorrido
2 personas
14
Registrar los puntos de control
2 personas
15
Montar las tarjetas
2 personas
16
Imprimir mapas y folletos de ruta
2 personas
17
Crear dorsales
2 personas
18
Hacer tarjetas de control
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
20
Reunir material deportivo
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar paquetes por grupo de salida
3 personas
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Instruir a los voluntarios
2 personas
26
Inspeccionar el lugar
2 personas
27
Llevar materiales al lugar
3 personas
28
Delimitar la zona de salida y llegada
3 personas
29
Montar la mesa de información
2 personas
30
Montar la mesa de salida
2 personas
31
Montar el registro de llegada
2 personas
32
Marcar los puntos de control
5 personas
33
Fotografiar los puntos de control
2 personas
34
Colocar flechas de ruta
3 personas
35
Preparar el material de primeros auxilios
36
Preparar café y té
2 personas
37
Preparar el punto de agua y bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos y fruta
2 personas

Evento

39
Inscribir participantes
3 personas
40
Dar la explicación inicial
2 personas
41
Hacer salir a los grupos de inicio
2 personas
42
Supervisar los puestos del recorrido
5 personas
43
Informar a los participantes
2 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Reponer aperitivos y fruta
2 personas
46
Registrar a los finalistas
3 personas
47
Llamar a los participantes ausentes
48
Recoger puntos de control
4 personas
49
Comprobar los resultados
2 personas
50
Anunciar los resultados
51
Gestionar la entrega de premios
2 personas
52
Encender la iluminación nocturna
2 personas
53
Comprobar los últimos participantes
2 personas
54
Hacer el check-out de participantes
2 personas
55
Realizar la revisión final del recorrido
3 personas

Seguimiento

56
Recoger la basura
3 personas
57
Recoger mesas y sillas
3 personas
58
Limpiar la zona de salida y meta
3 personas
59
Cargar los materiales
3 personas
60
Recoger objetos perdidos
61
Entregar la ubicación
2 personas
62
Limpiar material deportivo
2 personas
63
Limpiar los artículos reutilizables
2 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Enviar los resultados y las fotos
66
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 12
Mesas altascant. 4

Material deportivo

Mapas de orientacióncant. 100
Folletos de rutacant. 100
Brújulascant. 30
Tijeras de controlcant. 15
Carteles de los puestos de controlcant. 15
Tarjetas de controlcant. 100
Dorsalescant. 100
Relojes de salidacant. 2
Cronómetroscant. 6
Conoscant. 30
Cinta de balizamientocant. 6
Flechas de rutacant. 40
Chalecos reflectantescant. 15
Linternascant. 10
Baterías de repuestocant. 20

Equipo

Megáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Servilletas de papelcant. 300

Cocina

Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharones de servircant. 4
Abrebotellascant. 4
Teterascant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 6
Guantes desechablescant. 2

Decoración

Paneles informativoscant. 6
Tiza para aceracant. 6
Troféos de premiocant. 6

Oficina

Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Grapadorascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido antes de abrir las inscripciones. Revísalo caminando y registra cada punto de control, incluyendo los cruces, las zonas difíciles y el tiempo estimado entre puestos.
No dejes los permisos para el final: confirma el uso del lugar y solicita autorización a los propietarios del terreno con varias semanas de margen, especialmente si el recorrido atraviesa fincas privadas.
Asigna funciones concretas a cada voluntario. Además de los puestos de control, necesitarás personas para las salidas, la llegada, las inscripciones y las incidencias; entrégales la ruta y los números de emergencia antes del día de la carrera.
Prepara un paquete por grupo de salida para evitar búsquedas durante el montaje. Incluye dorsales, mapas, folletos de ruta y tarjetas de control, y separa el material de cada puesto en bolsas identificadas.
Comprueba el pronóstico y el equipo 24 horas antes. Cuenta brújulas, cronómetros, walkie-talkies, baterías, conos, cinta de balizamiento y flechas; lleva repuestos para los elementos que puedan fallar en el recorrido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de orientación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, conseguir permisos, revisar el recorrido, reclutar voluntarios y gestionar las inscripciones sin preparar todo a última hora.
¿Cuándo hay que revisar el recorrido de una carrera de orientación?: Haz una primera revisión al diseñarlo y una segunda entre 3 y 7 días antes del evento. Comprueba que los puntos de control sigan accesibles y que las señales, flechas y zonas de paso sean visibles.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de orientación?: Calcula como mínimo una persona para la salida, otra para la llegada y una por cada puesto de control activo. Añade 2 o 3 voluntarios de reserva para cubrir descansos, incidencias o cambios de última hora.
¿Qué se prepara el día anterior a una carrera de orientación?: El día anterior debes imprimir mapas, folletos, dorsales y tarjetas de control, preparar los paquetes por grupo, cargar radios y baterías, enfriar las bebidas y confirmar las instrucciones con los voluntarios.

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