Cómo organizar un quiz de empresa sin improvisar
Un quiz de empresa funciona mejor cuando separas la preparación del contenido, la logística y la conducción del evento. Empieza reservando el lugar y cerrando la fecha; después confirma asistentes, equipos y preferencias dietéticas. El contenido necesita varias revisiones, una ronda de desempate y una prueba técnica completa. El día del quiz, deja preparada la sala, enfría las bebidas y coloca todo el material antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar la fecha del quiz
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Definir temas del quiz
2 personas
- 7
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
- 8
Comprobar las respuestas
2 personas
- 9
Crear preguntas de desempate
- 10
Preparar rondas del quiz
- 11
Formar equipos
- 12
Comunicar la distribución del equipo
- 13
Imprimir los formularios de respuesta
- 14
Crear la presentación del quiz
- 15
Elegir música para las rondas del quiz
- 16
Probar la técnica con antelación
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Recoger los premios
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Preparar el material del quiz
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Conectar la técnica
2 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Montar el bufé y la barra
2 personas
- 26
Preparar la mesa de inscripción
Evento
- 27
Recibir a los invitados
3 personas
- 28
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
- 29
Explicar las reglas del juego
- 30
Presentar las rondas del quiz
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Recoger las respuestas
2 personas
- 34
Revisar respuestas
3 personas
- 35
Servir el bufé de cena
3 personas
- 36
Anunciar el resultado final
- 37
Entregar premios
2 personas
- 38
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Reunir los materiales
3 personas
- 40
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Limpiar el lugar
3 personas
- 43
Desconectar la tecnología
2 personas
- 44
Devolver el material alquilado
2 personas
- 45
Guardar las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de inscripción
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Copas de vino reutilizablescant. 50
- Platos reutilizablescant. 60
- Cubiertos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Temporizadorcant. 2
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Vajilla refrigeradacant. 4
- Termoscant. 4
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 60
- Bolígrafoscant. 60
- Tarjetas de equipocant. 8
- Hojas de puntuacióncant. 10
- Carteles de respuestacant. 8
- Carpetascant. 8
- Premioscant. 3
Decoración
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Decoración temática
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Paños de limpiezacant. 8
- Fregaderoscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para formar los equipos, comunicar su distribución y calcular comida, bebidas y material. Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día del quiz.
- Prepara entre 5 y 7 rondas y revisa cada respuesta con una segunda persona. Añade 2 o 3 preguntas de desempate: suelen olvidarse y hacen perder tiempo al final.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono con todos los cables conectados entre 24 y 48 horas antes. Lleva además un temporizador y copias impresas de las hojas de respuesta por si falla la presentación.
- Llega entre 90 y 120 minutos antes para colocar mesas y sillas, conectar la técnica, montar el bufé y preparar la mesa de inscripción. La decoración y la barra deben estar listas antes de empezar la primera ronda.
- Calcula las bebidas para toda la duración del evento y enfríalas con antelación en neveras portátiles. Prepara los aperitivos antes de abrir la inscripción y deja bandejas, pinzas, vasos y platos en el bufé para evitar interrupciones durante el juego.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un quiz de empresa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar la fecha y enviar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, formar equipos, revisar preguntas y comprar lo necesario.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un quiz de empresa?
- Prepara aproximadamente entre 40 y 60 preguntas, repartidas en 5 a 7 rondas, según la duración prevista. Revisa las respuestas al menos una vez y reserva 2 o 3 preguntas adicionales para desempates.
- ¿Cuándo se deben formar los equipos del quiz?
- Forma los equipos cuando se cierren las inscripciones, idealmente 5 o 7 días antes del evento. Comunica la distribución con antelación para que cada persona sepa con quién juega y puedas corregir ausencias.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica del quiz?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, usando el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y el cable HDMI. Repite una comprobación rápida entre 60 y 90 minutos antes de recibir a los participantes.
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