Cómo organizar un mercadillo sin que se te escape nada

Un mercadillo funciona mejor cuando cierras primero la fecha, el lugar y las condiciones de venta, y después asignas puestos y responsabilidades. Antes de invitar al público, confirma permisos, participantes, mesas y necesidades de cada vendedor. El día del evento, la circulación, los cobros y la información deben estar preparados antes de montar los productos. Este plan te ayuda a avanzar por fases y a detectar lo que suele llegar tarde: cambio, carteles, conexiones eléctricas y voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Redactar las condiciones de venta
2 personas
4
Invitar a los participantes
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Reservar mesas y asientos
7
Enviar confirmaciones a los participantes
8
Invitar a los visitantes
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Crear un plano del mercado
2 personas
11
Programar voluntarios
2 personas
12
Crear listas de precios y carteles
2 personas
13
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
14
Preparar efectivo y cambio
2 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Reunir los materiales
3 personas
17
Montar mesas y sillas
4 personas
18
Montar carpas
4 personas
19
Marcar los recorridos y los puestos de venta
2 personas
20
Numerar los puestos y las plazas de los participantes
2 personas
21
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
22
Preparar la restauración
3 personas
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Colgar la decoración
2 personas
25
Colocar los paneles informativos
2 personas

Evento

26
Recepción de participantes
3 personas
27
Supervisar el montaje de los puestos
3 personas
28
Cubrir la entrada y el flujo de visitantes
2 personas
29
Registrar inscripciones y pagos
2 personas
30
Servir café y té
2 personas
31
Servir aperitivos y bocadillos
2 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
34
Revisar las mesas de venta
2 personas
35
Gestionar el anuncio de cierre
36
Hacer el check-out de participantes
3 personas

Seguimiento

37
Desmontar los puestos y las carpas
5 personas
38
Recoger mesas y sillas
4 personas
39
Recoger y retirar la basura
3 personas
40
Limpiar la vajilla y el equipo
3 personas
41
Limpiar el lugar
4 personas
42
Clasificar las compras sobrantes
2 personas
43
Devolver el material prestado
2 personas
44
Cerrar la caja y los medios de pago
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 20
Sillas plegablescant. 30
Carpas de fiestacant. 3
Mesas con mantelcant. 4
Percheroscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 60
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 60
Jarras para servircant. 6

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Acumuladores de fríocant. 12

Organización

Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Datáfonos
Pinza de precioscant. 2
Placas numeradascant. 25
Señales de rutacant. 8
Conos de señalizacióncant. 12
Notas adhesivascant. 20
Rotuladorescant. 12
Bloc de notascant. 4
Bolígrafoscant. 20
Walkie-talkiescant. 4
Bandejas para cambiocant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 6
Decoración de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes enviar confirmaciones, numerar los puestos y preparar un plano sin rehacerlo el día anterior.
Calcula el montaje con tiempo: para 20 puestos, reserva como mínimo 2 horas y asigna al menos 3 personas para colocar mesas, sillas, carpas y señalización.
Prepara un punto de inscripción visible con la lista de participantes y placas numeradas. Ten las confirmaciones impresas o accesibles sin depender de una sola conexión a internet.
No dejes los precios y las rutas para el final. Coloca carteles, señales y conos antes de abrir, y comprueba que se entienden desde la entrada y desde la zona de aparcamiento.
Separa el dinero de la restauración y de las ventas si es posible. Lleva una caja con cambio, otra caja de reserva y comprueba los datáfonos y los alargadores antes de que lleguen los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos y condiciones de venta. Deja la última semana para cerrar inscripciones, hacer el plano, programar voluntarios y enviar confirmaciones.
¿Cuántas mesas necesito para un mercadillo?: Calcula una mesa por puesto y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva si el espacio lo permite. Para 20 vendedores, prepara al menos 20 mesas y, preferiblemente, 2 o 3 adicionales para inscripción, información o cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un mercadillo?: Para un mercadillo de unos 20 puestos, cuenta con 2 horas de montaje y 30 minutos extra para revisar recorridos, carteles, cobros y electricidad. Con carpas o un espacio complicado, añade otra hora.
¿Cuánto cambio necesito para un mercadillo?: Prepara cambio equivalente a entre 10 y 20 euros por puesto, ajustándolo al precio habitual de los artículos. Guarda además una reserva en una caja separada y repón las cajas durante el evento para no dejar demasiado efectivo en cada mesa.

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