Cómo organizar un mercadillo sin dejarlo todo para el último día
Un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero necesitas cerrar el lugar, la fecha y los permisos; después, definir las condiciones para los vendedores y controlar las inscripciones. Cuando sepas cuántos puestos habrá, podrás hacer el plano, asignar voluntarios y calcular materiales, bebidas y cambio. El último día se trata de comprobar el recinto, montar con orden y dejar claras las indicaciones para vendedores y visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y las horas
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Colocar la promoción
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Confirmar proveedores
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Crear la distribución de vendedores
2 personas
- 13
Hacer el plano
2 personas
- 14
Enviar información a los vendedores
- 15
Asignar voluntarios
2 personas
- 16
Hacer carteles y flechas
2 personas
- 17
Preparar la caja registradora
2 personas
- 18
Cambiar dinero
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Reunir los materiales
3 personas
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Imprimir números de emergencia
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 25
Colocar los puestos del mercado
6 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar las carpas
6 personas
- 28
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
- 29
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
- 31
Preparar la recepción de vendedores
2 personas
- 32
Colocar la señalización
2 personas
- 33
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
- 34
Recibir a los vendedores
3 personas
- 35
Asignar los puntos de venta
3 personas
- 36
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
- 37
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 38
Servir café y té
2 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Recoger la basura
2 personas
- 41
Comprobar los baños
- 42
Apoyar a los vendedores
2 personas
- 43
Registrar objetos perdidos
- 44
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 45
Hacer que los vendedores descarguen
3 personas
- 46
Cerrar la caja
2 personas
- 47
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Seguimiento
- 48
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
- 49
Desmontar las carpas
6 personas
- 50
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 51
Clasificar residuos
3 personas
- 52
Limpiar el recinto
4 personas
- 53
Lavar la vajilla
2 personas
- 54
Limpiar los materiales
2 personas
- 55
Devolver los materiales
2 personas
- 56
Guardar los objetos perdidos
- 57
Retirar el material promocional
2 personas
- 58
Guardar lo sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 10
- Sillascant. 30
- Carpas de fiestacant. 4
- Manteles individualescant. 12
- Percheroscant. 6
- Cajas plegablescant. 20
- Conoscant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Caja registradora
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Megáfono
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnalda de lucescant. 4
- Linternascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Decoración de mesacant. 12
- Tarjetas de precioscant. 300
- Señales direccionalescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 2
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Papelelerascant. 8
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 8
- Bolsas para objetos perdidoscant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y fija la fecha y el horario antes de abrir las inscripciones. Comprueba los permisos y el seguro con varias semanas de margen, porque cualquier requisito pendiente puede bloquear la convocatoria.
- Define por escrito qué debe aportar cada vendedor, el tamaño de su puesto y la hora de montaje. Envía esas condiciones junto con el formulario para evitar cambios de última hora.
- Cierra la distribución cuando tengas el número real de vendedores y dibuja un plano con entradas, pasillos y zonas de servicio. Envía el plano y las instrucciones a los participantes al menos 3 días antes.
- Calcula el material según los puestos confirmados, no según las primeras respuestas: mesas, sillas, carpas, percheros y cajas plegables suelen faltar cuando las inscripciones aumentan. Prepara también conos, carteles y flechas para ordenar los recorridos.
- Haz una inspección final antes de abrir y revisa cables, regletas, iluminación y neveras. Ten listo el cambio de caja, los números de emergencia, las bebidas frías y una persona responsable de resolver incidencias durante todo el horario.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha, comprobar permisos y preparar las condiciones de los vendedores. Deja los últimos 7 días para cerrar el plano, confirmar proveedores y enviar las instrucciones finales.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para crear la distribución, hacer el plano, calcular el mobiliario y avisar a cada vendedor de su ubicación.
- ¿Cuándo se prepara el plano de los puestos?
- Hazlo cuando las inscripciones estén confirmadas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Reserva pasillos claros y evita colocar puestos delante de entradas, salidas o zonas donde deban pasar cables.
- ¿Qué hay que revisar el día del mercadillo?
- Inspecciona el recinto entre 2 y 3 horas antes de abrir: comprueba el montaje de los puestos, la señalización, la iluminación, las conexiones eléctricas y las bebidas. También verifica que el cambio, los números de emergencia y los voluntarios estén listos.
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