Cómo organizar un festival de música callejera paso a paso
Organizar un festival de música callejera exige coordinar una ruta, varios músicos, permisos y cortes de tráfico sin perder de vista al vecindario. Empieza por fijar la fecha y el recorrido; después confirma la autorización antes de contratar actuaciones o publicar el programa. La última semana se centra en voluntarios, previsión meteorológica, compras y comprobaciones técnicas. El día del festival, la ruta debe estar despejada y cada escenario, puesto y conexión eléctrica tener un responsable asignado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Solicitar permiso
- 3
Contactar con los músicos
2 personas
- 4
Contratar músicos
2 personas
- 5
Hacer el programa de actuaciones
2 personas
- 6
Hacer reservas
- 7
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
- 8
Informar al vecindario
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Elaborar la lista de contactos
- 14
Seguir la previsión del tiempo
- 15
Publicar el programa
2 personas
- 16
Recordar a los residentes
2 personas
- 17
Informar a los músicos
- 18
Comprobar los materiales
2 personas
- 19
Comprobar la lista de la compra
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Despejar la ruta
3 personas
- 24
Colocar las barreras
4 personas
- 25
Marcar los espacios del escenario
2 personas
- 26
Colocar los puestos y las mesas
4 personas
- 27
Colocar las sillas
3 personas
- 28
Montar la carpa
4 personas
- 29
Colgar la decoración
3 personas
- 30
Montar los espacios del escenario
3 personas
- 31
Colocar el equipo de sonido
3 personas
- 32
Probar los micrófonos
2 personas
- 33
Asegurar los cables eléctricos
2 personas
- 34
Montar el punto de catering
3 personas
- 35
Preparar los aperitivos
2 personas
- 36
Preparar las bebidas
2 personas
- 37
Colocar el cartel informativo
- 38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 39
Preparar el material de primeros auxilios
Evento
- 40
Recibir a los músicos
2 personas
- 41
Llevar a los músicos al lugar de actuación
2 personas
- 42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 43
Repartir el programa
2 personas
- 44
Anunciar las actuaciones
- 45
Acompañar a los artistas
2 personas
- 46
Comprobar el nivel de sonido
- 47
Guiar los flujos de público
3 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 52
Recoger la vajilla
2 personas
- 53
Comprobar los baños
- 54
Atender el punto de primeros auxilios
- 55
Registrar objetos perdidos
- 56
Anunciar la última actuación
- 57
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 58
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 59
Recoger el catering
3 personas
- 60
Recoger la basura
4 personas
- 61
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 62
Desmontar la carpa
4 personas
- 63
Retirar la decoración
3 personas
- 64
Retirar las barreras
4 personas
- 65
Limpiar la calle
4 personas
- 66
Lavar la vajilla
2 personas
- 67
Limpiar los materiales
2 personas
- 68
Guardar la comida sobrante
- 69
Llevar la basura
2 personas
- 70
Devolver los materiales
2 personas
- 71
Devolver los objetos perdidos
- 72
Agradecer a los músicos
2 personas
- 73
Publicar el aviso del barrio
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Puestos de mercadocant. 4
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas altascant. 6
- Sujetamantelescant. 16
- Cajas de almacenajecant. 8
Equipo
- Altavoces con bateríacant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mezcladores de músicacant. 2
- Cajas DIcant. 4
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables XLRcant. 12
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Baterías externascant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
- Megáfonoscant. 2
- Linternas de manocant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cuencos de serviciocant. 16
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de servircant. 8
- Termoscant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Abrebotellascant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Bandejas térmicascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banners del festivalcant. 6
- Arcos de globoscant. 2
- Pizarrascant. 8
- Rotuladores de tizacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de polvocant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
Seguridad
- Vallas de control de multitudescant. 20
- Conos de tráficocant. 16
- Cinta de balizamientocant. 8
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Alfombrillas para cablescant. 12
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 8
- Carteles del programacant. 6
- Folletos del programacant. 500
- Carteles direccionalescant. 12
- Rotuladorescant. 12
- Portapapelescant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita el permiso antes de cerrar contratos con los músicos: la autorización puede condicionar la ruta, los horarios y las medidas de tráfico. Deja al menos 4 semanas para recibir respuestas y hacer ajustes.
- Diseña el programa siguiendo el recorrido, no solo la disponibilidad de los artistas. Reserva entre 15 y 20 minutos entre actuaciones para mover equipos, despejar el paso y resolver cambios de última hora.
- Informa al vecindario en dos momentos: cuando la ruta esté confirmada y de nuevo entre 48 y 72 horas antes. Indica las calles afectadas, los horarios de ruido y los accesos alternativos.
- Asigna voluntarios por función y por zona, con una lista de contactos común. Para un festival con varias paradas, cuenta con al menos una persona responsable de cada escenario o puesto y otra para incidencias generales.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de abrir. Comprueba altavoces con batería, micrófonos, cables, regletas y baterías de repuesto; además, enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un festival de música callejera?
- Preséntalo al menos 4 semanas antes de la fecha prevista. Así tendrás margen para modificar la ruta, coordinar el tráfico y cumplir las condiciones que imponga la administración.
- ¿Cuándo hay que contratar a los músicos?
- Contacta con los músicos después de tener una fecha y una ruta viables, y formaliza las contrataciones cuando el permiso esté encaminado. Intenta cerrar el cartel entre 6 y 8 semanas antes para poder preparar el programa y comunicarlo con tiempo.
- ¿Cuándo se debe publicar el programa del festival?
- Publícalo cuando las actuaciones, los horarios y la ruta estén confirmados, idealmente entre 7 y 10 días antes. Envía un recordatorio a residentes, músicos y voluntarios entre 48 y 72 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el material técnico?
- Haz el inventario 7 días antes y una prueba completa al menos 3 horas antes de que empiece el festival. Lleva baterías de repuesto, enrollacables, regletas y cables adicionales para evitar que una conexión defectuosa detenga una actuación.
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