Zo organiseer je een straatmuziekfestival
Begin niet met het programma, maar met de route, datum en vergunning. Die bepalen hoeveel speelplekken je kunt gebruiken en welke verkeersmaatregelen nodig zijn. Leg daarna muzikanten vast, maak een schema en regel per locatie de techniek. In de laatste week verschuift de aandacht naar buurtcommunicatie, vrijwilligers, materialen en het weer. Op de dag zelf draait alles om een vrije route, duidelijke contactpersonen en korte wisseltijden tussen optredens.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunning aanvragen
- 3
Muzikanten benaderen
2 personen
- 4
Muzikanten vastleggen
2 personen
- 5
Optredenschema maken
2 personen
- 6
Reserveringen maken
- 7
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
- 8
Buurt informeren
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Contactlijst opstellen
- 14
Weersverwachting volgen
- 15
Programma publiceren
2 personen
- 16
Bewoners herinneren
2 personen
- 17
Muzikanten informeren
- 18
Materialen controleren
2 personen
- 19
Boodschappenlijst controleren
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 23
Route vrijmaken
3 personen
- 24
Afzettingen plaatsen
4 personen
- 25
Podiumplekken markeren
2 personen
- 26
Kramen en tafels plaatsen
4 personen
- 27
Stoelen plaatsen
3 personen
- 28
Tent opbouwen
4 personen
- 29
Versiering ophangen
3 personen
- 30
Podiumplekken inrichten
3 personen
- 31
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
- 32
Microfoons testen
2 personen
- 33
Stroomkabels beveiligen
2 personen
- 34
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 35
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 36
Dranken klaarzetten
2 personen
- 37
Informatiebord plaatsen
- 38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 39
EHBO-materiaal klaarleggen
Event
- 40
Muzikanten ontvangen
2 personen
- 41
Muzikanten naar speelplek brengen
2 personen
- 42
Bezoekers welkom heten
3 personen
- 43
Programma uitdelen
2 personen
- 44
Optredens aankondigen
- 45
Artiesten begeleiden
2 personen
- 46
Geluidsniveau controleren
- 47
Publieksstromen begeleiden
3 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Koffie en thee schenken
2 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Afvalbakken legen
2 personen
- 52
Servies verzamelen
2 personen
- 53
Toiletten controleren
- 54
EHBO aanspreekpunt bemannen
- 55
Verloren voorwerpen registreren
- 56
Laatste optreden aankondigen
- 57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 58
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 59
Catering opruimen
3 personen
- 60
Afval verzamelen
4 personen
- 61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 62
Tent afbreken
4 personen
- 63
Versiering verwijderen
3 personen
- 64
Afzettingen verwijderen
4 personen
- 65
Straat schoonmaken
4 personen
- 66
Servies afwassen
2 personen
- 67
Materialen schoonmaken
2 personen
- 68
Overgebleven eten opslaan
- 69
Afval wegbrengen
2 personen
- 70
Materialen retourneren
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen terugbrengen
- 72
Muzikanten bedanken
2 personen
- 73
Buurtbericht publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Marktkramenaantal 4
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 8
- Statafelsaantal 6
- Tafelkleedhoudersaantal 16
- Opbergboxenaantal 8
Apparatuur
- Accuspeakersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Muziekmixersaantal 2
- DI-boxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 12
- XLR-kabelsaantal 12
- Kabelhaspelsaantal 4
- Verdeelstekkersaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
- Megafonenaantal 2
- Handlampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerkommenaantal 16
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Openersaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudschalenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Festivalbannersaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 2
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtstiftenaantal 12
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Stofblikkenaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
Veiligheid
- Dranghekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 16
- Afzetlintaantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Kabelmattenaantal 12
Communicatie
- Portofoonsaantal 8
- Programmabordenaantal 6
- Programmaflyersaantal 500
- Pijlbordenaantal 12
- Stiftenaantal 12
- Clipboardsaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route en speelplekken minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer daarna direct welke vergunning nodig is en stem afzettingen en verkeersmaatregelen af; zonder die basis kan het programma nog veranderen.
- Benader muzikanten voordat je het schema publiceert en leg per optreden een begin- en eindtijd vast. Plan 10 tot 15 minuten wisseltijd, zodat kabels, microfoons en instrumenten niet midden in een optreden blijven liggen.
- Maak per speelplek een techniekset klaar met een accuspeaker of geschikte stroomvoorziening, microfoonstatieven, kabels en reservebatterijen. Test alles uiterlijk de dag ervoor en markeer kabels langs looproutes met tape of kabelhaspels.
- Informeer bewoners twee keer: eerst zodra route en datum vaststaan en nogmaals 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld de tijden van geluid, afgesloten delen, contactgegevens en eventuele wijzigingen in het programma.
- Plan de opbouw minstens 2 uur voor het eerste optreden en wijs één coördinator aan voor muzikanten, één voor vrijwilligers en één voor veiligheid. Controleer vóór de start de afzettingen, vrije doorgang, podiumplekken, drankkoeling en handlampen voor het einde van de dag.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een straatmuziekfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en vergunning. Reserveer muzikanten en regel verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk; in de laatste 2 weken blijven vooral communicatie, materiaalcontrole en boodschappen over.
- Heb je een vergunning nodig voor een straatmuziekfestival?
- Dat hangt af van de gemeente, route, geluidsinstallatie en verkeersmaatregelen. Vraag de voorwaarden uiterlijk 8 weken vooraf na, zodat je nog tijd hebt om de route of speelplekken aan te passen.
- Hoeveel tijd moet je tussen optredens plannen?
- Reken minimaal 10 tot 15 minuten tussen twee optredens op dezelfde plek. Bij een grotere wissel met mixer, microfoons of DI-boxen is 20 minuten veiliger, zeker als muzikanten hun eigen instrumenten meenemen.
- Hoe bereid je je voor op slecht weer tijdens een straatmuziekfestival?
- Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem uiterlijk 24 uur voor de start een besluit over aanpassingen. Bescherm techniek en materialen met partytenten of verplaats speelplekken, en informeer bewoners en muzikanten direct bij een wijziging.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.