Organiser un festival de musique de rue, étape par étape
Pour organiser un festival de musique de rue, commence par fixer la date et l’itinéraire avant de contacter les artistes. Les autorisations, la circulation et l’information des riverains doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, construis le programme, répartis les bénévoles et vérifie le matériel son avant le jour J. Le dernier contrôle porte sur le parcours, les barrières, les boissons et les besoins techniques de chaque musicien.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
- 2
Demander une autorisation
- 3
Contacter les musiciens
2 personnes
- 4
Réserver les musiciens
2 personnes
- 5
Établir le programme des spectacles
2 personnes
- 6
Faire les réservations
- 7
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
- 8
Informer le voisinage
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Établir la liste de contacts
- 14
Suivre les prévisions météo
- 15
Publier le programme
2 personnes
- 16
Rappeler les résidents
2 personnes
- 17
Informer les musiciens
- 18
Vérifier le matériel
2 personnes
- 19
Vérifier la liste des courses
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Dégager le parcours
3 personnes
- 24
Installer les barrières
4 personnes
- 25
Marquer les emplacements du podium
2 personnes
- 26
Installer les stands et les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises
3 personnes
- 28
Monter la tente
4 personnes
- 29
Suspendre la décoration
3 personnes
- 30
Aménager les emplacements de scène
3 personnes
- 31
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 32
Tester les microphones
2 personnes
- 33
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
- 34
Aménager le point de restauration
3 personnes
- 35
Préparer les en-cas
2 personnes
- 36
Préparer les boissons
2 personnes
- 37
Installer le panneau d'information
- 38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 39
Préparer le matériel de premiers secours
Événement
- 40
Accueillir les musiciens
2 personnes
- 41
Amener les musiciens à leur emplacement
2 personnes
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Distribuer le programme
2 personnes
- 44
Annoncer les spectacles
- 45
Accompagner les artistes
2 personnes
- 46
Vérifier le niveau sonore
- 47
Gérer les flux de public
3 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Servir le café et le thé
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Vider les poubelles
2 personnes
- 52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 53
Vérifier les toilettes
- 54
Tenir le point de contact des premiers secours
- 55
Enregistrer les objets trouvés
- 56
Annoncer le dernier numéro
- 57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Suivi
- 58
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 59
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 60
Rassembler les déchets
4 personnes
- 61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 62
Démonter la tente
4 personnes
- 63
Retirer la décoration
3 personnes
- 64
Retirer les barrières
4 personnes
- 65
Nettoyer la rue
4 personnes
- 66
Faire la vaisselle
2 personnes
- 67
Nettoyer le matériel
2 personnes
- 68
Stocker les restes
- 69
Évacuer les déchets
2 personnes
- 70
Retourner les matériels
2 personnes
- 71
Rapporter les objets trouvés
- 72
Remercier les musiciens
2 personnes
- 73
Publier l’annonce de quartier
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Stands de marchéqté 4
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tabourets de barqté 8
- Tables hautesqté 6
- Pinces de nappeqté 16
- Boîtes de rangementqté 8
Équipement
- Enceintes sur batterieqté 4
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Mixeurs audioqté 2
- Boîtiers DIqté 4
- Câbles d'instrumentsqté 12
- Câbles XLRqté 12
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Multiprisesqté 8
- Batteries externesqté 6
- Piles de rechangeqté 24
- Mégaphonesqté 2
- Lampes de pocheqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Saladiers de serviceqté 16
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
- Thermosqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Ouvre-bouteillesqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Plats de maintien au chaudqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Bannières du festivalqté 6
- Arches de ballonsqté 2
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Marqueurs craieqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Pelles à poussièreqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
Sécurité
- Barrières de fouleqté 20
- Cônes de signalisationqté 16
- Ruban de balisageqté 8
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Passe-câblesqté 12
Communication
- Talkies-walkiesqté 8
- Panneaux du programmeqté 6
- Flyers du programmeqté 500
- Panneaux indicateursqté 12
- Marqueursqté 12
- Presse-papiersqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par l’itinéraire et les autorisations : prévois au moins 8 semaines pour obtenir les accords nécessaires et coordonner les mesures de circulation.
- Contacte les musiciens avant de publier le programme. Demande à chacun ses besoins techniques, puis vérifie les câbles XLR, boîtiers DI, pieds de micro, rallonges et piles de rechange au moins 7 jours avant.
- Préviens les riverains deux fois : une première information 3 à 4 semaines avant, puis un rappel 48 heures avant avec les horaires, les rues concernées et les éventuelles restrictions de circulation.
- Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et donne à chacun une liste de contacts. Prévois des personnes distinctes pour l’accueil des artistes, le parcours, le son et les boissons.
- Ne laisse pas l’installation au dernier moment : dégage le parcours, installe les barrières et marque les emplacements des podiums avant l’arrivée du public. Suis la météo chaque jour pendant la dernière semaine et prépare les tentes si nécessaire.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de demander les autorisations, réserver les musiciens, organiser la circulation et informer les riverains avant de publier le programme.
- Quand faut-il réserver les musiciens pour un festival de rue ?
- Réserve-les au moins 6 à 8 semaines avant l’événement, surtout si plusieurs groupes jouent sur le parcours. Demande leurs besoins techniques dès la confirmation et rappelle-leur le programme 7 jours avant.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Compte au minimum 1 bénévole par point sensible du parcours, plus une équipe pour l’accueil, le son et les boissons. Pour une organisation fluide, répartis les missions en créneaux de 2 heures et garde 2 personnes disponibles en renfort.
- Quand informer les habitants du festival de musique de rue ?
- Envoie une première information 3 à 4 semaines avant, puis un rappel 48 heures avant. Indique les rues concernées, les horaires, les changements de circulation et un contact joignable le jour du festival.
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