Cómo organizar un evento corporativo sin dejar cabos sueltos
Un evento corporativo se organiza mejor por fases: primero defines invitados, lugar y objetivo; después cierras inscripciones, catering y programa; al final preparas el espacio y compruebas cada entrega. Empieza con una lista de invitados y un calendario de decisiones, no con la decoración. Reserva pronto el lugar y el catering, recoge las preferencias dietéticas y asigna responsables para el montaje. El día del evento, deja al menos dos horas para colocar mesas, buffet, barra, sonido y señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar el lugar
- 6
Reservar el catering
- 7
Gestionar la música
- 8
Fijar el programa
2 personas
- 9
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 10
Confirmar inscripciones
- 11
Confirmar entregas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar las bebidas
2 personas
- 14
Preparar aperitivos
3 personas
- 15
Comprobar el lugar
2 personas
- 16
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Colocar las sillas
3 personas
- 19
Montar el buffet
3 personas
- 20
Montar la barra
2 personas
- 21
Preparar la vajilla
2 personas
- 22
Preparar tarjetas con nombres
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Instalar la iluminación
2 personas
- 25
Probar la música
- 26
Preparar el material de presentación
- 27
Montar el guardarropa
2 personas
- 28
Montar la mesa de registro
2 personas
- 29
Briefing del equipo de recepción
3 personas
Evento
- 30
Recibir a los invitados
3 personas
- 31
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 32
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 33
Anunciar el programa
- 34
Coordinar la presentación
2 personas
- 35
Servir aperitivos
3 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Reponer el bufé
3 personas
- 38
Servir los platos de dieta
2 personas
- 39
Recoger la vajilla
3 personas
- 40
Servir café y té
2 personas
- 41
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 42
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 43
Recoger la basura
3 personas
- 44
Limpiar el lugar
4 personas
- 45
Lavar la vajilla
3 personas
- 46
Limpiar el lugar
3 personas
- 47
Devolver los materiales
2 personas
- 48
Devolver el material alquilado
2 personas
- 49
Guardar los víveres no utilizados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altas tipo cóctelcant. 6
- Mesas de comedorcant. 6
- Sillascant. 50
- Percheroscant. 2
- Mesas de buffetcant. 3
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencos de serviciocant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portatarjetascant. 8
- Cartel de bienvenida
- Arcos de globoscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Presentación
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Toallascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados antes de confirmar el catering. Envía las invitaciones con una fecha límite de respuesta y confirma las inscripciones entre 5 y 7 días antes para ajustar comida, sillas y tarjetas con nombres.
- Define el programa con horarios concretos y compártelo con quienes intervienen. Haz una prueba del micrófono y de los altavoces al menos 60 minutos antes de recibir a los invitados; los cables y adaptadores suelen faltar cuando ya es tarde.
- Comprueba el lugar antes de transportar los materiales: mide el espacio para las mesas de comedor, las mesas altas y el buffet, y confirma dónde hay enchufes. Reserva una zona separada para percheros, bebidas y materiales de apoyo.
- Organiza el montaje en este orden: mesas y sillas, manteles y vajilla, buffet y barra, decoración e iluminación, y por último música. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara los aperitivos justo antes de abrir el espacio.
- Haz una comprobación final con una lista de entregas: catering, bebidas, materiales, tarjetas de nombre y equipos. Revisa cada entrega el mismo día y guarda las preferencias dietéticas junto al buffet para que el personal pueda responder rápidamente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento corporativo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar lugar y catering. Cierra el programa y las preferencias dietéticas unos 10 días antes, y confirma las entregas entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de un evento corporativo?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento e indica una fecha límite de inscripción al menos 10 días antes. Confirma después quién asistirá para calcular comida, sillas y tarjetas de nombre.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un evento corporativo?
- Reserva como mínimo 2 horas para montar mesas, sillas, buffet, barra, vajilla, decoración y luces. Añade otros 30 a 60 minutos para probar la música, el micrófono y la iluminación.
- ¿Cuánta bebida hay que calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y después 1 por hora, ajustando según la duración y el tipo de evento. Enfría las bebidas con varias horas de margen y separa agua, vino y otras opciones para agilizar el servicio.
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