Zo organiseer je een relatie-evenement

Begin met het doel en de gastenlijst, niet met de aankleding. Leg daarna de locatie, catering, muziek en het programma vast, zodat je weet hoeveel mensen, zitplaatsen, servies en techniek nodig zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bevestig leveranciers uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst ontvangst en garderobe, daarna buffet en bar, en pas dan decoratie en muziek testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie reserveren
6
Catering reserveren
7
Muziek regelen
8
Programma vastleggen
2 personen
9
Naamkaartjes maken
2 personen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Leveringen bevestigen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie controleren
2 personen
16
Materialen naar locatie brengen
3 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Buffet inrichten
3 personen
20
Bar inrichten
2 personen
21
Servies klaarzetten
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Verlichting plaatsen
2 personen
25
Muziek testen
26
Presentatiemateriaal klaarleggen
27
Garderobe inrichten
2 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Welkomstdrank serveren
3 personen
32
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
33
Programma aankondigen
34
Presentatie begeleiden
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet aanvullen
3 personen
38
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
39
Servies afruimen
3 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Locatie opruimen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Materialen terugbrengen
2 personen
48
Huurmaterialen retourneren
2 personen
49
Ongebruikte boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge statafelsaantal 6
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Garderoberekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Serveerlepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksnijmessenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Kaartstandaardsaantal 8
Welkomstbord
Ballonnenbogenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledtafellampenaantal 8

Presentatie

Projectiescherm
Presentatieklikker
Flip-over

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen zodra locatie en programma duidelijk zijn en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Zo kun je dieetwensen, naamkaartjes en catering aantallen tijdig verwerken.
Plan de opbouw achteruit vanaf de ontvangst. Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, bar, servies, verlichting en versiering; leveringen en materialen moeten vóór de opbouw gecontroleerd zijn.
Maak het programma kort en overzichtelijk: noteer per onderdeel een begintijd, verantwoordelijke en benodigde microfoon of Bluetoothspeaker. Test muziek en microfoon minstens 30 minuten vóór de eerste gast arriveert.
Zet hapjes en drank niet op één punt. Plaats water, glazen en gekoelde dranken bij de bar en richt het buffet volledig in met serveerkommen, serveerlepels, serveerbladen en snijplanken voordat gasten binnenkomen.
Controleer de ruimte met een vaste ronde: entree, garderoberekken, naamkaartjes, zitplaatsen, buffet, bar, stroompunten en verlichting. Leg verlengkabels veilig weg en bewaar minstens één set extra glazen en bestek voor breuk of onverwachte gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een relatie-evenement organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met gastenlijst, locatie en catering. Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de datum en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een relatie-evenement?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast voortdurend water; zet de dranken minimaal 2 uur voor aanvang koud.
Wanneer moet je dieetwensen voor een relatie-evenement verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en verwerk ze zodra een aanmelding binnenkomt. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 7 dagen vóór het evenement aan de catering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een relatie-evenement op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor een kleine tot middelgrote bijeenkomst met tafels, stoelen, buffet, bar, servies en decoratie. Reserveer nog 30 minuten extra voor het testen van muziek, microfoon, verlichting en de laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.