Cómo organizar un espectáculo de cabaret sin perder detalles
Un espectáculo de cabaret necesita coordinar al artista, la sala, la técnica y la atención al público en un orden claro. Empieza cerrando la fecha, el espacio y el contrato del artista; después concreta horarios, necesidades técnicas, programa y presupuesto. La venta de entradas y la promoción deben arrancar cuando esa información esté confirmada. En los últimos días, revisa reservas, catering, sonido, iluminación y la distribución de la sala para que el montaje no dependa de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el salón
- 2
Contratar al artista
- 3
Fijar los horarios de la función
2 personas
- 4
Recopilar necesidades técnicas
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Elaborar presupuesto
- 7
Abrir la venta de entradas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar el texto promocional
- 10
Colgar pósters
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Confirmar las reservas
- 14
Pedir el catering
- 15
Comprobar la técnica
2 personas
- 16
Confirmar la información del artista
- 17
Imprimir el plan de trabajo
- 18
Imprimir la lista de visitantes
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 26
Montar la decoración
2 personas
- 27
Conectar el micrófono
2 personas
- 28
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 29
Configurar niveles de luz
2 personas
- 30
Realizar el ensayo técnico
3 personas
- 31
Preparar el camerino del artista
- 32
Montar el buffet de catering
3 personas
- 33
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 34
Comprobar los baños
- 35
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 36
Colocar la señalización
2 personas
- 37
Revisar la zona del público
2 personas
- 38
Hacer briefing al equipo
6 personas
Evento
- 39
Abrir las puertas
3 personas
- 40
Recibir a los visitantes
3 personas
- 41
Comprobar los mapas
2 personas
- 42
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Servir aperitivos
2 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Anunciar la función
- 47
Manejar luces y sonido
2 personas
- 48
Anunciar el descanso
- 49
Encargarse del catering del descanso
3 personas
- 50
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
- 51
Acompañar al artista al final
- 52
Despedir al público
3 personas
- 53
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 54
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Desmontar la decoración
2 personas
- 57
Recoger sillas
4 personas
- 58
Recoger las mesas
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Recoger la basura
2 personas
- 61
Limpiar la sala
3 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Empaquetar el material de sonido
2 personas
- 64
Asegurar los objetos perdidos
- 65
Cerrar el recinto
2 personas
- 66
Devolver los materiales
2 personas
- 67
Recoger los restos
2 personas
- 68
Archivar la lista de visitantes
- 69
Guardar material fotográfico y de vídeo
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesas bistrocant. 8
- Manteleríacant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
- Silla del artistacant. 2
Equipo
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Caja DI
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Cinta gaffercant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Baterías de repuestocant. 12
Decoración
- Cortinas del escenariocant. 2
- Arreglos floralescant. 3
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 40
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Papeleracant. 4
Limpieza
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Papeleo
- Entradas impresascant. 100
- Folletos del programacant. 100
- Lista de visitantescant. 2
- Guionescant. 8
- Credencialescant. 15
- Bolígrafoscant. 12
- Portapapelescant. 4
- Pulserascant. 100
Seguridad
- Linternascant. 3
- Alfombrillas para cablescant. 6
- Alfombrillas antideslizantescant. 4
Consejos
- Cierra las necesidades técnicas con el artista antes de publicar el programa: confirma micrófono, sonido, iluminación, conexiones eléctricas y el espacio libre del escenario. Una comprobación previa evita descubrir el día de la función que faltan cables, soportes o una mesa de mezclas.
- Define los horarios con margen real para acceso, prueba técnica y recepción. Reserva al menos 60 minutos antes de abrir puertas para comprobar altavoces, focos LED, micrófono inalámbrico y baterías de repuesto.
- No abras la venta de entradas hasta tener fijados aforo, horario y programa. Cuando empiecen las reservas, registra también las preferencias dietéticas y confirma las reservas antes de pedir el catering.
- Prepara el plano de la sala antes del montaje: decide dónde van sillas, mesas, percheros y el espacio escénico. Marca la distribución en el suelo o en un plano impreso para que varias personas puedan montar sin improvisar.
- El día anterior, imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes, enfría las bebidas y revisa el material de servicio. Cuenta vasos, tazas, platos y cubiertos de postre según las reservas confirmadas, y deja preparados café, té y agua.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que contratar al artista para un espectáculo de cabaret?
- Intenta cerrar el contrato antes de anunciar la función y, como mínimo, varias semanas antes de la fecha. Así tendrás tiempo para confirmar horarios, necesidades técnicas, programa y promoción sin rehacer la venta de entradas.
- ¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas?
- Ábrela cuando estén confirmados la fecha, el salón, el artista, el horario y el aforo. Deja al menos 7 días entre el cierre de reservas y el pedido definitivo del catering para poder contar asistentes y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que hacer la prueba técnica?
- Programa la comprobación técnica al menos 60 minutos antes de la llegada del público y deja otro margen para corregir problemas. Prueba micrófono, altavoces, mesa de mezclas, focos, conexiones y baterías antes de abrir puertas.
- ¿Cuándo hay que montar la sala para el cabaret?
- Haz la distribución de mesas, sillas y escenario el mismo día con varias horas de margen, según el acceso al salón. El plano debe estar preparado el día anterior y el montaje terminado antes de la prueba técnica.
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