Cómo organizar un concurso de televisión sin contratiempos

Organizar un concurso de televisión requiere más que escribir preguntas. Primero reserva la sala y cierra la lista de participantes; después diseña las rondas, revisa las respuestas y prepara la presentación. La técnica también necesita una prueba completa: portátil, proyector, sonido, micrófonos y vídeos deben funcionar antes de que llegue el público. Con los equipos, formularios, comida, bebidas y premios listos en el orden adecuado, el concurso avanza sin pausas innecesarias.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la sala del quiz
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Cerrar la lista de participantes
6
Definir las rondas del quiz
2 personas
7
Escribir preguntas del quiz
2 personas
8
Comprobar las respuestas
2 personas
9
Crear la presentación del quiz
10
Seleccionar fragmentos musicales
11
Comprobar los fragmentos de vídeo
12
Imprimir los formularios de respuesta
13
Preparar la distribución de equipos
14
Comprar premios
15
Probar el equipo
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Enfriar las bebidas
18
Preparar aperitivos
2 personas
19
Preparar el material del quiz
2 personas
20
Comprobar la sala y la técnica
2 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Montar la mesa del quiz
2 personas
24
Montar el bufé y la mesa de bebidas
2 personas
25
Probar la presentación y los micrófonos
2 personas

Evento

26
Recepción de participantes
3 personas
27
Registrar equipos
2 personas
28
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
29
Explicar las reglas del quiz
30
Presentar las rondas del quiz
31
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
32
Revisar respuestas
3 personas
33
Anunciar los resultados provisionales
34
Rellenar las bebidas
2 personas
35
Reponer aperitivos
2 personas
36
Comprobar la clasificación final
2 personas
37
Anunciar a los ganadores
38
Entregar premios
2 personas
39
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

40
Apagar el equipo
2 personas
41
Lavar la vajilla
3 personas
42
Recoger la basura
2 personas
43
Recoger mesas y sillas
3 personas
44
Limpiar el espacio
3 personas
45
Comprobar los materiales
2 personas
46
Devolver los objetos prestados
2 personas
47
Recoger el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 2
Mesa de quiz

Vajilla

Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 2
Mando a distancia para presentaciones
Baterías de repuestocant. 8

Material del quiz

Hojas de respuestacant. 300
Bolígrafoscant. 60
Hojas de puntuacióncant. 10
Tarjetas de equipocant. 50
Preguntas del quizcant. 10
Hojas de respuestascant. 10
Portalápicescant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 60
Premioscant. 3

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 4
Cubiterascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 4
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar los equipos. Así sabrás cuántas mesas, sillas, tarjetas de equipo y hojas de respuesta necesitas, y podrás recoger las preferencias dietéticas a tiempo.
Define las rondas antes de redactar todas las preguntas. Comprueba cada respuesta y prepara una hoja de puntuación para que el recuento no dependa de la memoria del presentador.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: presenta una diapositiva, reproduce un fragmento musical y de vídeo, prueba los micrófonos y verifica cables, regletas y baterías de repuesto.
Imprime las hojas de respuesta, las hojas de puntuación y las preguntas con margen suficiente. Prepara también bolígrafos y tarjetas de equipo por mesa para no repartir material mientras empieza la primera ronda.
Monta el bufé y enfría las bebidas antes de recibir a los participantes. Coloca la mesa del quiz separada de la comida y deja preparados los premios para la entrega final, no para improvisarla al terminar.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes de un concurso de televisión?: Ciérrala entre 3 y 5 días antes del concurso. Ese plazo permite distribuir los equipos, ajustar las mesas y sillas, preparar el material y confirmar las necesidades dietéticas.
¿Cuántas rondas debe tener un concurso de televisión?: Prepara entre 4 y 6 rondas para una sesión de aproximadamente 2 horas. Incluye una pausa de 10 a 15 minutos si hay varias rondas, música, vídeos o tiempo para corregir respuestas.
¿Con cuánta antelación hay que probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba también el sonido de los vídeos, los cables HDMI y las baterías de repuesto.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar para el concurso?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y café. Para los aperitivos, prepara aproximadamente 150 a 200 gramos por persona, teniendo en cuenta las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.

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