Cómo organizar un concurso de manualidades sin perder el control

Un concurso de manualidades funciona mejor cuando separas la organización en tres fases: definir la competición, preparar los materiales y coordinar el día del evento. Empieza por el tema, las reglas y los criterios de evaluación antes de enviar las invitaciones. Después controla las inscripciones, forma los equipos y prepara paquetes de trabajo iguales. El día del concurso, monta primero las mesas protegidas, la zona de registro y la mesa del jurado; así la recepción no interrumpe el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el tema de la competición
2 personas
2
Redactar las reglas de la competición
2 personas
3
Contactar a los miembros del jurado
4
Reservar el lugar
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar equipos
2 personas
9
Imprimir criterios del jurado
10
Imprimir la lista de participantes
11
Comprar premios
12
Hacer la compra
2 personas
13
Clasificar los materiales de manualidades
3 personas
14
Preparar los paquetes de trabajo
3 personas
15
Empaquetar los premios
2 personas

Evento

16
Montar mesas
4 personas
17
Preparar las sillas
3 personas
18
Colocar la película protectora
3 personas
19
Exponer los materiales de manualidades
4 personas
20
Preparar la mesa del jurado
2 personas
21
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Preparar café y té
2 personas
24
Recepción de participantes
3 personas
25
Registrar equipos
2 personas
26
Explicar las reglas del concurso
27
Repartir paquetes de trabajo
3 personas
28
Coordinar la competición
5 personas
29
Rellenar las bebidas
2 personas
30
Servir aperitivos
2 personas
31
Recoger durante el evento
3 personas
32
Recoger los trabajos
3 personas
33
Coordinar la evaluación del jurado
3 personas
34
Preparar el buffet
4 personas
35
Servir el bufé
4 personas
36
Celebrar la entrega de premios
2 personas
37
Fotografiar obras
38
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

39
Volver a clasificar los materiales
4 personas
40
Recoger mesas y sillas
4 personas
41
Recoger la basura
3 personas
42
Lavar la vajilla
3 personas
43
Limpiar el espacio
4 personas
44
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
45
Inventariar materiales
2 personas
46
Devolver los objetos prestados
2 personas
47
Compartir fotos
48
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesa de inscripción
Mesa del jurado

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Cuencoscant. 12
Bandejas de servircant. 8

Equipo

Teterascant. 2
Cafetera
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cámara de fotos

Material de manualidades

Papel de colorescant. 10
Hojas de cartóncant. 60
Papel de periódicocant. 2
Delantalescant. 45
Tijerascant. 30
Pistolas de pegamentocant. 8
Barras de pegamentocant. 40
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Pincelescant. 50
Recipientes para mezclarcant. 30
Paletas de pinturacant. 20
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Tiza para telacant. 8
Reglascant. 20
Cuerda para manualidadescant. 6
Lanacant. 10
Palitos de maderacant. 300
Taponescant. 100
Pomponescant. 200
Ojos saltonescant. 200
Cuentascant. 500
Limpiapipascant. 200
Alfombrillas de arcillacant. 10
Arcilla para modelarcant. 10
Palillos para brochetascant. 200
Gomas elásticascant. 200
Bases para manteles individualescant. 50
Pegatinas con nombrecant. 60
Tarjetas de trabajocant. 60
Hojas de evaluación del juradocant. 20
Juego de bolígrafoscant. 20

Decoración

Mantelescant. 8
Globoscant. 50
Guirnaldascant. 6
Copas premiocant. 3
Cintas de medallacant. 3
Carteles de clasificacióncant. 3

Limpieza

Aspiradora
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Fregaderoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el tema, las reglas y los criterios del jurado antes de abrir las inscripciones. Entrega los criterios impresos al jurado y evita explicaciones distintas a cada equipo.
Pide las inscripciones con una fecha límite de al menos 7 días antes del concurso. En ese momento recoge también las preferencias dietéticas para calcular la comida y las bebidas.
Prepara un paquete de trabajo idéntico por equipo y clasifica los materiales con antelación. Cuenta tijeras, pinceles, recipientes y herramientas antes de cerrar cada paquete, no la víspera.
Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje: mesas y sillas, película protectora, materiales expuestos, mesa de inscripciones y mesa del jurado. Comprueba también los cables alargadores y las regletas antes de que lleguen los participantes.
Enfría las bebidas y prepara el café y el té antes de la recepción. Ten lista la lista impresa de participantes y registra cada equipo en una mesa separada para que las llegadas no bloqueen la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de manualidades?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para definir el tema, reservar el lugar y contactar al jurado. Deja cerradas las inscripciones al menos 7 días antes, porque necesitas formar equipos y preparar los paquetes de trabajo.
¿Cuándo se deben preparar los materiales del concurso?: Clasifica los materiales y prepara los paquetes entre 2 y 3 días antes. El mismo día solo deberías exponerlos y comprobar que cada equipo recibe la misma cantidad y variedad.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?: Calcula entre 60 y 90 minutos para montar mesas, sillas, protección, zona de registro y mesa del jurado. Añade 15 minutos para revisar enchufes, cables, bebidas y la lista de participantes.
¿Qué información hay que pedir al inscribirse?: Pide nombre, contacto, número de participantes por equipo y preferencias dietéticas. Cierra esos datos 7 días antes para poder asignar equipos, preparar la lista y comprar comida sin improvisar.

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