Einen Bastelwettbewerb ohne Zeitdruck organisieren

Bei einem Bastelwettbewerb entscheidet nicht nur das kreative Thema über den Ablauf. Du brauchst früh klare Regeln, eine Jury und eine verlässliche Teilnehmerliste, damit Teams, Material und Arbeitsplätze zusammenpassen. Plane zuerst den Rahmen, danach Anmeldung und Einkauf und erst am Veranstaltungstag den Aufbau. Besonders oft fehlen Schutzfolien, Verlängerungskabel oder vorbereitete Arbeitsmappen – Dinge, die kurz vor Beginn nur schwer zu ersetzen sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfthema festlegen
2 Personen
2
Wettkampfregeln ausformulieren
2 Personen
3
Jurymitglieder ansprechen
4
Location reservieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Teams einteilen
2 Personen
9
Jurykriterien drucken
10
Teilnehmerliste ausdrucken
11
Preise einkaufen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Bastelmaterialien sortieren
3 Personen
14
Arbeitsmappen zusammenstellen
3 Personen
15
Preise verpacken
2 Personen

Event

16
Tische aufstellen
4 Personen
17
Stühle aufstellen
3 Personen
18
Schutzfolie auslegen
3 Personen
19
Bastelmaterialien auslegen
4 Personen
20
Jurytisch einrichten
2 Personen
21
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
24
Teilnehmende empfangen
3 Personen
25
Teams registrieren
2 Personen
26
Wettkampfregeln erläutern
27
Arbeitssets austeilen
3 Personen
28
Wettbewerb begleiten
5 Personen
29
Getränke nachfüllen
2 Personen
30
Snacks servieren
2 Personen
31
Zwischendurch aufräumen
3 Personen
32
Werkarbeiten einsammeln
3 Personen
33
Jurybewertung begleiten
3 Personen
34
Buffet vorbereiten
4 Personen
35
Buffet servieren
4 Personen
36
Preisverleihung abhalten
2 Personen
37
Werkstücke fotografieren
38
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

39
Materialien zurücksortieren
4 Personen
40
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
41
Abfall sammeln
3 Personen
42
Geschirr abwaschen
3 Personen
43
Raum reinigen
4 Personen
44
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
45
Materialien inventarisieren
2 Personen
46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
47
Fotos teilen
48
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
Anmeldetisch
Jurytisch

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
SchälchenAnz. 12
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

WasserkocherAnz. 2
Kaffeemaschine
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Fotokamera

Bastelmaterial

BuntpapierAnz. 10
KartonbögenAnz. 60
ZeitungspapierAnz. 2
SchürzenAnz. 45
ScherenAnz. 30
HeißklebepistolenAnz. 8
HeißklebestifteAnz. 40
KlebebandrollenAnz. 12
PinselAnz. 50
MischschalenAnz. 30
FarbpalettenAnz. 20
BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
WachsmalstifteAnz. 8
LinealeAnz. 20
BastelseilAnz. 6
WolleAnz. 10
HolzstäbchenAnz. 300
KorkenAnz. 100
PomponsAnz. 200
WackelaugenAnz. 200
PerlenAnz. 500
PfeifenreinigerAnz. 200
TonmattenAnz. 10
ModellierkneteAnz. 10
SatéspießeAnz. 200
GummibänderAnz. 200
Platzdeckchen-UnterlagenAnz. 50
NamensaufkleberAnz. 60
Kärtchen für die WerkstückeAnz. 60
JuryformulareAnz. 20
StiftesetsAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 50
GirlandenAnz. 6
PokalpreiseAnz. 3
MedaillenbänderAnz. 3
PlatzschilderAnz. 3

Reinigung

Staubsauger
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
SpülbeckenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Thema, Arbeitszeit und Bewertung fest, bevor du Einladungen verschickst. Formuliere die Regeln so konkret, dass alle Teams dieselben Vorgaben zu Material, Größe und Abgabe haben.
Sprich die Jurymitglieder mindestens 2 bis 3 Wochen vorher an und drucke die Kriterien vor dem Veranstaltungstag aus. Eine Jury mit mindestens 2 Personen bewertet nachvollziehbarer und kommt schneller zu einer Entscheidung.
Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Wettbewerb. Erfasse dabei Ernährungswünsche, teile die Teams ein und drucke Teilnehmerliste sowie Teamübersicht aus, statt Änderungen am Anmeldetisch improvisieren zu müssen.
Sortiere Bastelmaterialien und stelle für jedes Team eine Arbeitsmappe zusammen. Rechne bei Scheren, Pinseln und Linealen mit mindestens einem Stück pro Teammitglied und lege Heißklebepistolen nur dort aus, wo Verlängerungskabel sicher liegen.
Baue Tische, Stühle, Schutzfolie, Jurytisch und Anmeldetisch mindestens 60 Minuten vor dem Empfang auf. Stelle Getränke, Kaffee und Tee erst danach bereit, damit nichts umgestoßen wird und die Arbeitsflächen frei bleiben.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Bastelwettbewerb?: Plane für den kreativen Teil meist 60 bis 90 Minuten ein. Zusätzlich brauchst du etwa 30 Minuten für Empfang und Teamregistrierung sowie 20 bis 30 Minuten für Jurybewertung und Siegerehrung.
Wann sollte man einen Bastelwettbewerb planen?: Beginne mindestens 3 Wochen vorher mit Thema, Regeln, Location und Jury. Verschicke die Einladungen spätestens 2 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vorher.
Wie viel Bastelmaterial braucht man pro Team?: Lege pro Team eine vollständige Materialmappe an und gib jedem Mitglied eine Schere, einen Pinsel und ein Lineal, sofern die Teamgröße das zulässt. Verbrauchsmaterial wie Buntpapier, Karton und Klebeband solltest du mit etwa 20 Prozent Reserve einkaufen.
Was braucht man beim Aufbau eines Bastelwettbewerbs?: Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Schutzfolie, Materialplätze, Jurytisch und Anmeldetisch ein. Prüfe außerdem vor Beginn Wasserkocher, Kaffeemaschine, Kühlboxen und Verlängerungskabel auf ihren Standort und ihre Sicherheit.

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