Checklist para organizar una jornada de golf de aniversario
Una jornada de golf de aniversario combina competición, comida y bastante coordinación. Empieza cerrando el campo y el lugar de la cena antes de enviar las invitaciones; después podrás controlar inscripciones, dietas y niveles de juego. En los últimos días se decide la lista de salida, se revisa el material y se confirma el catering. El día del evento, la recepción, las bebidas frías y la información del concurso deben estar listas antes de que llegue el primer grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el campo de golf
Reservar el lugar para la cena
Definir el formato de competición
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la habilidad en golf
Elaborar la lista de salida
2 personas
Hacer la distribución de grupos
2 personas
Confirmar el catering definitivamente
Encargar premios y obsequios de agradecimiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los premios
Recoger material de golf
2 personas
Preparar tarjetas de puntuación
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar la información del concurso
Montar el comedor
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Evento
Gestionar la recepción
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Explicar las reglas del golf
Llevar a los grupos a la salida
2 personas
Servir bebidas junto al campo
2 personas
Recoger las tarjetas de puntuación
2 personas
Comprobar puntuaciones
2 personas
Servir el aperitivo
2 personas
Servir la cena
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Cortar la tarta
2 personas
Despedida y entrega de agradecimientos
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el comedor
3 personas
Limpiar el material de golf
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Mesa del bufécant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Vasos para aguacant. 40
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Platos de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocina y de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cargadorescant. 2
Material deportivo
- Pelotas de golfcant. 60
- Tés de golfcant. 150
- Tarjetas de puntuacióncant. 40
- Lápicescant. 50
- Marcador
- Paraguas de golfcant. 6
- Premioscant. 6
- Agradecimientoscant. 40
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Globoscant. 40
- Cinta para globoscant. 2
- Cartel de bienvenida
- Cartas del menúcant. 40
- Números de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Esponjascant. 6
- Paños de microfibracant. 10
- Cubetas para lavarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el campo y la cena antes de abrir las inscripciones. Deja un margen de al menos 30 minutos entre la llegada prevista y la salida del primer grupo para recibir a los participantes sin prisas.
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Con esa cifra puedes preparar la distribución de grupos, tener en cuenta el nivel de juego y recoger a tiempo las preferencias dietéticas.
- Confirma el catering definitivamente entre 3 y 5 días antes de la cena. Comprueba también que haya platos de cena y postre, cubiertos, vasos de agua, copas de vino y tazas de café para todos los comensales, más un pequeño margen.
- Prepara las tarjetas de puntuación, los lápices, las pelotas y los tees como mínimo la víspera. Guarda además los paraguas de golf y revisa el pronóstico del tiempo para decidir qué debe quedar accesible durante la jornada.
- Monta la recepción y el punto de café antes de la llegada de los invitados. Llena las neveras portátiles, prueba el micrófono y los altavoces, y deja preparada la bebida de bienvenida para evitar interrupciones al comenzar.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una jornada de golf de aniversario?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Pide que confirmen su asistencia como máximo 10 días antes, para poder formar los grupos y comunicar el horario de salida.
- ¿Cuándo cerrar la lista de salida de un torneo de aniversario?
- Prepara una primera versión 7 días antes y ciérrala entre 2 y 3 días antes. Así todavía puedes corregir bajas, equilibrar los grupos y enviar a cada participante su hora de salida.
- ¿Cuánta bebida necesito para la jornada de golf?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras horas, además de agua disponible en la recepción y durante el recorrido. Enfría una parte en las neveras portátiles y conserva otra reserva para la cena.
- ¿Cuándo preparar los premios y los obsequios de agradecimiento?
- Encárgalos al menos 2 semanas antes y comprueba que hayan llegado 3 días antes. Colócalos juntos el día del evento, con el marcador y la información del concurso, para no tener que buscarlos durante la entrega.
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