Checklist para organizar una caminata de team building

Una caminata de team building necesita más preparación que elegir un sendero y convocar al equipo. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero la ruta y la logística, después las inscripciones, la comida y los materiales, y por último el montaje y las instrucciones. Incluye los puntos que suelen quedar para el último momento, como reconocer el recorrido, preparar una alternativa por lluvia y coordinar el transporte. Así llegas al día de la actividad con los equipos, la seguridad y el lugar final controlados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y el destino final
2 personas
Reconocer previamente la ruta de senderismo
2 personas
Definir la ruta alternativa para la lluvia
2 personas
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar contactos de emergencia
Confirmar el transporte y el aparcamiento
Reservar la ubicación final
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir mapas de ruta
Hacer la distribución de participantes
2 personas
Preparar actividades de team building
2 personas
Empaquetar los materiales por equipo
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Guardar los alimentos en frío
2 personas
Preparar el punto de partida
3 personas
Montar el lugar final
4 personas
Informar a los equipos y responsables
3 personas

Evento

Registrar la asistencia
2 personas
Explicar el programa y las normas de seguridad
2 personas
Presentar a los equipos
3 personas
Hacer salir a los equipos de caminata
3 personas
Guiar la actividad de team building
6 personas
Coordinar la pausa y el momento de agua
3 personas
Comprobar los puntos de la ruta
3 personas
Recepción de participantes en el destino final
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir bebidas y comida
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comentar los resultados del equipo
2 personas
Servir el postre y el café
3 personas
Comprobar la última salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recopilar el material de ruta y de equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 30
Carpa plegablecant. 2
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 35
Vasos reutilizablescant. 70
Tazas de cafécant. 35
Cuchilloscant. 35
Tenedorescant. 35
Cucharascant. 35
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzascant. 4
Termoscant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Material deportivo

Conoscant. 12
Rollos de cuerdacant. 4
Cartas de tareascant. 8
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 8
Cronómetroscant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Brújulacant. 4
Mapas de ruta impermeablescant. 35
Cinta de señalizacióncant. 2
Silbatoscant. 6
Paraguascant. 6
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Mantas de emergenciacant. 6
Fundas de teléfono impermeablescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cubos de limpiezacant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Paños de cocinacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reconoce la ruta con antelación y mide el tiempo real de desplazamiento, las zonas de descanso y la cobertura telefónica. Define también una ruta alternativa para la lluvia, en lugar de improvisarla el mismo día.
Cierra las inscripciones antes de calcular la comida y pide las preferencias dietéticas junto con un contacto de emergencia por participante. Usa esa lista para formar los equipos y asignar responsables.
Confirma el transporte y el aparcamiento varios días antes, indicando a cada persona el punto de partida y la hora de llegada. Si el grupo llega por medios distintos, registra quién necesita plaza y quién puede conducir.
Prepara los materiales por equipo y comprueba que cada grupo tenga sus cartas de tareas, rotuladores, portapapeles y cronómetro. Imprime los mapas de ruta y lleva copias adicionales para los responsables.
Enfría las bebidas y conserva los alimentos en neveras portátiles hasta el montaje final. Reserva tiempo para colocar mesas, carpas, señalización y el punto de recepción antes de explicar el programa y las normas de seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una caminata de team building?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes si participan varios equipos o necesitas reservar transporte y ubicación final. Haz el reconocimiento de la ruta y define el plan de lluvia como máximo 2 semanas antes.
¿Cuándo debo cerrar la lista de participantes?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la caminata. Así puedes formar los equipos, confirmar contactos de emergencia y calcular las cantidades de catering sin trabajar con estimaciones.
¿Cuánta bebida necesito para una caminata de team building?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todo el recorrido. Lleva una reserva de aproximadamente un 10 % para calor, retrasos o participantes que beban más.
¿Qué hago si llueve el día de la caminata?: Decide la ruta alternativa al menos 48 horas antes y comunica el cambio en cuanto la previsión indique riesgo. Mantén preparados los mapas, el transporte y los materiales necesarios para que los equipos no tengan que esperar en el punto de partida.

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