Checklist para organizar una reunión del grupo asesor

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva el lugar antes de enviar las invitaciones y confirma que caben las mesas, las sillas, la mesa de registro y el punto de café y té. Comprueba también si hay una pantalla o si debes llevarla.
• Cierra las inscripciones con varios días de margen. Usa la lista definitiva para preparar las tarjetas con nombres, las etiquetas dietéticas, las copias del material y las cantidades de comida y bebida.
• Envía el orden del día, las preguntas y la información práctica antes de la reunión. Asigna los moderadores de conversación con antelación para que cada persona sepa qué grupo o tema debe conducir.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el alargador, la regleta y el altavoz portátil en el lugar. Hazlo al menos un día antes, no justo antes de la recepción.
• Monta primero el registro y la sala, y después el buffet y el café. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que lleguen los participantes; deja a mano bolígrafos, portapapeles, notas adhesivas y rotuladores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión del grupo asesor?

Empieza al menos 3 semanas antes para reservar el lugar, elaborar la lista de participantes y enviar las invitaciones. Deja los últimos 3 o 4 días para confirmar inscripciones, comprar y preparar los materiales.

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una reunión asesora?

Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes de la reunión. Así puedes confirmar la asistencia, recoger preferencias dietéticas y calcular la comida, las bebidas, las sillas y las copias necesarias.

¿Cuándo se debe probar el proyector y el equipo?

Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y las conexiones al menos 1 día antes. Lleva también el cable HDMI, un alargador y una regleta para evitar retrasos al instalar la proyección.

¿Qué hay que preparar el mismo día de la reunión?

Llega entre 60 y 90 minutos antes para montar las mesas, colocar las sillas, preparar el registro, instalar la proyección y montar el café y el buffet. Enfría las bebidas y coloca las tarjetas con nombres antes de recibir a los participantes.

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