Checklist pour organiser une réunion du groupe de concertation
Une réunion de groupe de concertation demande plus qu’une invitation et une salle. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les régimes alimentaires, préparer les questions et vérifier le matériel avant l’arrivée des participants. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les tables, les chaises, la projection et l’accueil. Cette checklist rassemble les étapes dans un ordre pratique, des premières réservations au rangement du site.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Désigner les animateurs de discussion
2 personnes
Préparer le programme et les questions
2 personnes
Envoyer les informations pratiques
Confirmer définitivement les inscriptions
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer le matériel des participants
Préparer les étiquettes de régime
Tester l'équipement
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la projection
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Installer la table du buffet
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Présenter le programme
Animer les séances de discussion
4 personnes
Consigner les points d'action
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Distribuer les formulaires de feedback
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Élaborer les points d’action
2 personnes
Envoyer le rapport et le matériel
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Table d'inscription
- Portant à vêtements
- Nappeqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Rallongeqté 3
- Multipriseqté 3
- Enceinte portable
Présentation
- Paperboardqté 2
- Papier pour chevaletqté 4
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Notes adhésivesqté 6
- Stylos à billeqté 40
- Badges nominatifsqté 40
- Presse-papiersqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verres à boireqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Carafes d’eauqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la salle assez tôt et vérifiez sa capacité, la disposition des tables et l’accès aux prises électriques avant d’envoyer les invitations.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 5 à 7 jours avant la réunion. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
- Préparez le programme et les questions avant la réunion, puis désignez les animateurs de discussion. Prévoyez également les badges, les stylos, les presse-papiers et les supports imprimés.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et l’enceinte au moins 24 heures à l’avance. Un test sur place permet de repérer les prises manquantes ou incompatibles.
- Commencez l’installation environ 60 à 90 minutes avant l’accueil : tables, chaises, projection, table d’inscription, coin café et buffet. Mettez les boissons au frais et placez les étiquettes de régime avant l’arrivée du groupe.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion de groupe de concertation ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion, avec une date limite d’inscription fixée 5 à 7 jours avant. Vous pourrez ensuite confirmer les participants et ajuster les achats.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, la projection, l’inscription, le café et le buffet. Ajoutez du temps si le matériel doit être acheminé depuis un autre lieu.
- Quand recueillir les besoins alimentaires des participants ?
- Demandez-les directement lors de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu avant la date limite. Vérifiez la liste finale 2 à 3 jours avant les courses et préparez les étiquettes avant l’accueil.
- Quand tester le vidéoprojecteur et le matériel audio ?
- Faites un premier test au moins 24 heures avant la réunion, puis vérifiez les branchements lors de l’installation. Testez l’image, le son, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des participants.
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