Checklist voor een klankbordgroepbijeenkomst organiseren

Een klankbordgroepbijeenkomst vraagt vooral om een strakke voorbereiding van deelnemers, gesprek en logistiek. Reserveer eerst de locatie en werk daarna de deelnemerslijst, uitnodiging en agenda uit. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat je materiaal, catering en zitplaatsen kunt afstemmen. Op de dag zelf draait het om een ingerichte registratietafel, geteste projectie en een duidelijke ontvangst. Met deze checklist houd je de 41 taken en 33 benodigde spullen overzichtelijk bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gespreksbegeleiders aanwijzen
2 personen
Agenda en vragen uitwerken
2 personen
Praktische informatie versturen
Aanmeldingen definitief bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes maken
Deelnemersmateriaal printen
Dieetlabels voorbereiden
Apparatuur testen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Projectie installeren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Buffettafel inrichten
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Programma toelichten
Gesprekssessies begeleiden
4 personen
Actiepunten vastleggen
2 personen
Diner uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Feedbackformulieren uitdelen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Buffet en tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Actiepunten uitwerken
2 personen
Verslag en materialen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kledingrek
Tafelkleedaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoeraantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Draagbare speaker

Presentatie

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 4
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Plaknotitiesaantal 6
Balpennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodiging ruim vóór de bijeenkomst en vraag deelnemers om hun aanmelding en dieetwensen uiterlijk één week vooraf door te geven. Zo kun je naamkaartjes, dieetlabels, deelnemersmateriaal en catering definitief maken.
Werk de agenda en gespreksvragen niet pas op de dag zelf uit. Leg de definitieve versie minstens 3 dagen vooraf klaar voor de gespreksbegeleiders en stuur de praktische informatie tegelijk naar de deelnemers.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos vóór het klaarzetten. Neem daarnaast een flip-over, papier, markers en plaknotities mee voor gesprekken die niet volledig via de presentatie lopen.
Zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor aanvang klaar met naamkaartjes, balpennen en klemborden. Plaats koffie, thee, waterkannen en glazen op een aparte plek, zodat binnenkomst en catering elkaar niet blokkeren.
Controleer vóór vertrek naar de locatie de boodschappenlijst en pak de materialen per functie in: ontvangst, gesprek, presentatie en catering. Zet dranken koud en richt buffettafel, tafels en stoelen pas in nadat de looproute en projectiepositie zijn bepaald.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klankbordgroepbijeenkomst organiseren?: Reserveer de locatie en maak de deelnemerslijst bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week van tevoren.
Wanneer verstuur ik de agenda voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Stuur de agenda, vragen en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Bevestig op dat moment ook de definitieve aanmelding, zodat deelnemers weten waar en hoe laat ze worden verwacht.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, catering, materialen en projectie. Test de apparatuur direct na het plaatsen en houd minstens 30 minuten over voor de ontvangst.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering regelen?: Vraag dieetwensen op bij de uitnodiging en controleer ze opnieuw zodra de aanmeldingen definitief zijn. Doe de boodschappen en bereid dieetlabels uiterlijk de dag vóór de bijeenkomst voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.