Checklist para organizar una feria de motos sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, la ubicación y las condiciones de participación antes de invitar a los expositores. Envía la información de inscripción con suficiente antelación para poder registrar datos y preferencias dietéticas sin hacerlo a última hora.
• Dibuja la distribución de los stands cuando conozcas el número de expositores. Marca cada espacio y prepara los carteles con los números antes del montaje, no durante la llegada de las motos.
• Comprueba los puntos de electricidad al menos una semana antes. Cuenta los cables alargadores y las regletas que necesitarás para la iluminación, las máquinas de café y otros equipos, y evita sobrecargar una sola toma.
• Prepara la ruta de acceso y el aparcamiento con señales visibles desde la entrada. Imprime los carteles de ruta y coloca las señales antes de abrir para que los visitantes no tengan que pedir indicaciones constantemente.
• Enfría las bebidas con varias horas de margen y deja lista la caja con cambio antes de recibir al público. Lleva también la lista impresa de expositores y la información enviada a los visitantes para resolver consultas rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de motos?

Empieza como mínimo 6 semanas antes: primero confirma fecha, ubicación y condiciones de participación, y después abre las inscripciones. Reserva la última semana para revisar electricidad, distribución, señalización y seguridad.

¿Qué información hay que pedir a los expositores?

Pide los datos de contacto, la información necesaria para el registro y cualquier preferencia dietética si habrá comida o bebida. Cierra las inscripciones varios días antes del montaje para imprimir la lista y asignar los stands.

¿Cuándo se prepara la distribución de los stands?

Haz un primer plano cuando ya tengas una previsión de participantes y ciérralo antes de marcar el suelo. Los números de stand, las mesas y los puestos deben estar listos antes de la hora de llegada de los expositores.

¿Cuándo hay que revisar la electricidad y la iluminación?

Comprueba las tomas al menos una semana antes y vuelve a probarlas durante el montaje. Conecta la iluminación antes de abrir y verifica que los cables no queden en zonas de paso.

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