Checklist pour organiser un salon de la moto

Un salon de la moto demande une coordination précise entre exposants, visiteurs et installation sur place. Commence par confirmer la date et le lieu, puis organise les inscriptions, le plan des stands et la circulation du parking. Les derniers jours servent surtout à finaliser la signalétique, les paiements, les boissons et les besoins alimentaires. Le jour J, prévois assez de temps pour le contrôle de sécurité et le montage avant l’arrivée des premiers exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les conditions de participation
Inviter les exposants
2 personnes
Annoncer le salon en ligne
Traiter les inscriptions
Suivre les données des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Dessiner le plan du stand
2 personnes
Créer l’agencement du parking
Concevoir les panneaux d’orientation
Faire imprimer les panneaux de direction
Envoyer les informations aux visiteurs
Imprimer la liste des exposants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les emplacements des stands
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les panneaux d’accès
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Préparer les articles de stand
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Tenir le point d'information
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler les déchets
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Démonter le matériel de stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher l'éclairage
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer les panneaux et le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes à priseqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 4
Panneaux numérotés des standsqté 12
Panneaux de directionqté 10
Étiquettes de prixqté 300
Marqueursqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Gantsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le plan des stands au moins 10 jours avant l’ouverture. Attribue un numéro à chaque emplacement et envoie aux exposants leur position ainsi que les horaires d’arrivée.
Prépare la signalétique avant le montage : numéros de stands, panneaux d’accès et indications pour le parking doivent être imprimés et regroupés par zone pour éviter les recherches sur place.
Vérifie les besoins électriques au moins 7 jours à l’avance. Compte les rallonges, multiprises et éclairages nécessaires pour chaque espace, puis garde quelques longueurs de réserve.
Prévois la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement avant l’ouverture. Fais un test de chaque terminal et prépare une solution de secours si la connexion tombe.
Refroidis les boissons le jour précédent et réserve un espace dédié au service. Installe les machines à café, bouilloires, glacières et thermos avant l’arrivée du public pour éviter de gérer la restauration pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la moto ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions et faire imprimer la signalétique sans urgence.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la moto ?: Fixe une date limite 3 à 4 semaines avant le salon. Demande ensuite les informations pratiques, les besoins électriques et les éventuels besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’ouverture.
Quand installer les stands et les panneaux ?: Commence le montage au moins 3 heures avant l’arrivée des exposants, ou la veille si le lieu est disponible. Installe d’abord les tables et les emplacements, puis les numéros, les panneaux d’accès et l’éclairage.
Combien de boissons prévoir pour un salon de la moto ?: Pour le premier créneau d’une heure, compte 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % pour les équipes et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.