Checklist para organizar una feria de mascotas

Una feria de mascotas necesita más coordinación que una feria convencional: hay expositores, visitantes, animales, demostraciones y normas de bienestar que deben estar claras antes de abrir. Empieza por fijar la fecha, el aforo previsto y la distribución del recinto; después confirma expositores, programa y necesidades técnicas. Durante la última semana conviene revisar acreditaciones, señalización, recintos para animales, registro y compras. Esta checklist reúne 72 tareas y 65 materiales para seguir el orden de preparación sin dejar los detalles críticos para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y número de visitantes
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las ubicaciones
2 personas
Redactar las normas para animales
2 personas
Enviar instrucciones de bienestar animal
2 personas
Planificar el programa y las demostraciones
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Determinar las cantidades de bebidas y aperitivos
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Hacer tarjetas identificativas y acreditaciones
2 personas
Comprobar los datos de contacto de los expositores
Comprobar el material técnico
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar el material promocional
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar la sala y los suelos
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de los expositores
4 personas
Colocar recintos para animales
3 personas
Colocar puntos de agua para animales
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Comprobar el bienestar animal
2 personas
Rellenar los recipientes de agua
2 personas
Mantener limpios los recintos de los animales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Organizar los descansos de los voluntarios
Coordinar demostraciones
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
Hacer que los animales salgan de forma segura
2 personas

Seguimiento

Cerrar el mostrador de registro
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar los recintos de los animales
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Llamar a los expositores sobre sus pertenencias
Archivar el registro de visitantes
Comprobar pagos pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 35
Sillascant. 80
Mostrador de registro
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 4
Jaula para animalescant. 12
Paneles de vallacant. 20
Postes separadorescant. 12
Carpas de fiestacant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófono
Altavozcant. 2
Portátil
Terminal de pagocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 8
Abrebotellascant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 4

Suministros para animales

Bandejas de aguacant. 20
Cuencos para comidacant. 12
Contenedores de agua potablecant. 6
Toallascant. 30
Tapetes protectorescant. 20
Portabolsas para excrementoscant. 8
Cajas de transportecant. 6

Decoración

Banderas publicitariascant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 35
Paredes para fotoscant. 2
Tableros de corchocant. 8
Carteles direccionalescant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Registro

Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Listas de visitantescant. 12
Pulserascant. 400

Limpieza

Papeleracant. 16
Sets de escobacant. 4
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Recogedores de excrementoscant. 6
Sprays para manoscant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Extintorescant. 2

Compras

Compras

Consejos

Cierra la distribución del recinto al menos 7 días antes y asigna una ubicación concreta a cada expositor. Deja pasillos amplios y separa las zonas de animales, demostraciones, registro y catering.
Envía las normas de bienestar animal y las instrucciones de montaje con una antelación mínima de 5 días. Incluye horarios de llegada, ubicación, requisitos de los recintos y un contacto para incidencias.
Calcula las bebidas y aperitivos según el número confirmado de visitantes, y enfría las bebidas el día anterior. Reserva también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, jarras y termos; suelen faltar justo cuando empieza el servicio.
Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes: micrófono, altavoz, portátil, cables alargadores, regletas y terminal de pago. Comprueba el sonido desde el punto más alejado de la sala, no solo junto al escenario.
Prepara el registro y las acreditaciones la víspera, con una lista actualizada de expositores y visitantes inscritos. Coloca el mostrador de registro, señalización visible y un sistema para resolver cambios de última hora sin bloquear la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de mascotas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, confirmar expositores y preparar la promoción. Deja la última semana para acreditaciones, señalización, compras, comprobaciones técnicas y normas de bienestar animal.
¿Qué hay que preparar para los animales en una feria de mascotas?: Define por escrito las normas de bienestar y envía las instrucciones al menos 5 días antes. Comprueba los recintos, jaulas, paneles de valla y postes separadores como mínimo 24 horas antes de la apertura.
¿Cuándo se confirma la lista de expositores?: Intenta cerrarla 7 días antes del evento y comprueba de nuevo los datos de contacto durante la semana final. Así puedes terminar el mapa, las ubicaciones, las acreditaciones y la distribución de mesas sin rehacer todo el montaje.
¿Cuánta bebida y comida hay que calcular para una feria de mascotas?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de visitantes y del tiempo previsto de permanencia; para el primer tramo de una hora, usa como referencia 2 o 3 bebidas por persona. Ajusta los aperitivos según las preferencias dietéticas recogidas y termina la compra entre 2 y 3 días antes.

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