Haustiermesse organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Haustiermesse müssen Aussteller, Besucher, Tiere und Technik gleichzeitig organisiert werden. Lege zuerst Datum, Besucherzahl und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen, Standplätze und Programm planst. Besonders häufig werden Haustierregeln, Tierschutzanweisungen, Gehege und die Besucherregistrierung zu spät vorbereitet. Diese Checkliste führt dich durch alle 72 Aufgaben und hilft dir, die 65 benötigten Gegenstände rechtzeitig zu prüfen, einzukaufen und bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Besucherzahl festhalten
2 Personen
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standplätze bestätigen
2 Personen
Haustierregeln aufstellen
2 Personen
Tierschutzanweisungen versenden
2 Personen
Programm und Vorführungen planen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Getränke- und Snackmengen festlegen
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
Namensschilder und Badges erstellen
2 Personen
Kontaktdaten der Aussteller prüfen
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
Tiergehege kontrollieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Werbematerial bereitlegen
Getränke kühlen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal und Böden kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände einrichten
4 Personen
Tierunterkünfte aufstellen
3 Personen
Wasserstellen für Tiere aufstellen
2 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm vorstellen
Besucher informieren
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Tierschutz kontrollieren
2 Personen
Wasserbecken nachfüllen
2 Personen
Tierunterkünfte sauber halten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Pausen für Freiwillige organisieren
Vorführungen betreuen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen
Tiere sicher abreisen lassen
2 Personen

Nachbereitung

Registrierungstresen schließen
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Tiergehege reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Aussteller wegen Eigentum nachfassen
Besucherregistrierung archivieren
Offene Zahlungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 35
StühleAnz. 80
Registrierungstheke
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
TierboxAnz. 12
ZaunelementeAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 12
PartyzelteAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
Laptop
KartenterminalAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlcontainerAnz. 4

Tierbedarf

WasserbehälterAnz. 20
FutternäpfeAnz. 12
TrinkwassercontainerAnz. 6
HandtücherAnz. 30
UnterlegmattenAnz. 20
KotbeutelhalterAnz. 8
TransportboxenAnz. 6

Dekoration

MessebannerAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 35
FotowändeAnz. 2
PinnwändeAnz. 8
WegweiserAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Registrierung

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
BesucherlistenAnz. 12
ArmbänderAnz. 400

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
BesensetsAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
KotgreiferAnz. 6
HandspraysAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Bestätige Standplätze und Ausstellerkontakte spätestens 14 Tage vor der Messe. So kannst du den Lageplan, die Beschilderung und die Badges noch rechtzeitig anpassen.
Verschicke die Haustierregeln und Tierschutzanweisungen mindestens 7 Tage vorher. Nenne darin klare Vorgaben für Leinen, Tierboxen, Gehege und den Umgang mit Tieren.
Plane die Besucherregistrierung mit einer Registrierungstheke, Namensschildern und einem Kartenterminal. Teile pro Schicht mindestens 2 Personen ein, damit sich beim Einlass keine lange Schlange bildet.
Prüfe die Technik 1 Tag vor dem Aufbau: Mikrofon, Lautsprecher, Laptop, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel müssen vor Ort getestet werden. Lege Ersatzkabel und Ladegeräte separat bereit.
Kühle Getränke erst am Vortag und stelle Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck am Veranstaltungstag an die Ausgabestelle. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane Snacks nach der bestätigten Besucherzahl.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Haustiermesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Besucherzahl und Location. Aussteller, Catering und Programm sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angefragt und bestätigt werden.
Wie viele Aussteller brauche ich für eine Haustiermesse?: Das hängt von der verfügbaren Fläche und der geplanten Besucherzahl ab. Lege zunächst die Standgröße und Wege fest und bestätige die Ausstellerliste spätestens 14 Tage vor der Messe, damit der Lageplan erstellt werden kann.
Was muss ich für Tiere auf einer Haustiermesse vorbereiten?: Erstelle die Haustierregeln und Tierschutzanweisungen mindestens 7 Tage vorher. Kontrolliere am Vortag Tierboxen, Gehege, Zaunelemente und Absperrpfosten und weise vor dem Einlass eine verantwortliche Person für die Tierbereiche ein.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für eine Haustiermesse?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; die genaue Gesamtmenge richtet sich nach der bestätigten Besucherzahl und der Veranstaltungsdauer. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und reserviere das Catering frühzeitig.

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