Checklist para organizar una feria de discos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones de expositores con al menos 7 días de margen. Así puedes asignar los espacios, preparar los números de stand y enviar a cada vendedor sus instrucciones de llegada.
• Haz una prueba del terminal de pago y prepara el efectivo el día anterior. Comprueba también que haya estaciones de carga disponibles, porque los pagos y las inscripciones suelen depender de teléfonos o lectores con batería.
• Reserva una franja concreta para carga y descarga antes de abrir al público. Delimita la zona y coloca las mesas, estanterías y señalización siguiendo el plano para evitar que los expositores bloqueen la entrada.
• Enfría las bebidas y prepara el punto de café antes de abrir el recinto. Las neveras portátiles, los termos, las máquinas de café y las tazas deben estar listos cuando lleguen los primeros visitantes, no durante la entrada.
• Haz un recorrido completo 30 minutos antes de abrir. Comprueba la entrada, las flechas, los números de stand, la iluminación, los cables y el baño desde la perspectiva de una persona que visita la feria por primera vez.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de discos?

Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar la fecha, el espacio y los expositores. Reserva la última semana para cerrar inscripciones, asignar puestos y comprobar materiales y pagos.

¿Cuándo debo asignar los puestos de una feria de discos?

Asigna los puestos entre 7 y 10 días antes, cuando la lista de expositores esté prácticamente cerrada. Envía entonces el número de stand, la ruta de llegada y las indicaciones de aparcamiento.

¿Cuánto efectivo necesito para una feria de discos?

Prepara efectivo suficiente para el cambio de las primeras 2 o 3 horas y sepáralo por denominaciones. La cantidad exacta depende del precio de las entradas y de si los expositores cobran directamente, pero debe quedar definida el día anterior.

¿A qué hora hay que terminar el montaje?

Termina el montaje y la comprobación general al menos 30 minutos antes de abrir. El recorrido final debe incluir la entrada, los puestos, la electricidad, el sonido, la iluminación, el café y los artículos del baño.

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