Platenbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een platenbeurs organiseren vraagt vooral om een strakke planning voor standhouders, bezoekersstromen en de opbouw. Bevestig eerst datum en locatie, nodig verkopers uit en wijs daarna de standplaatsen toe. Regel op tijd de betaalwijze, route-informatie, tafels, rekken, verlichting en stroom. Op de dag zelf moeten de laad- en loszone, ingang, kassa en looproute klaarstaan voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Met deze checklist zie je welke zaken vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Evenement online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Standhouders bevestigen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Route en parkeren doorgeven
Benodigde materialen controleren
2 personen
Contant geld regelen
Betaalwijze testen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone markeren
2 personen
Tafels en rekken plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Ingang en kassa inrichten
2 personen
Geluidsset plaatsen
2 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletbenodigdheden aanvullen
Entree en looproute controleren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaats verwijzen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Kassa openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree innen en registreren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Looproutes vrijhouden
Muziekprogramma afspelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa sluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Tafels en rekken afbreken
4 personen
Geluidsset afkoppelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Kassaopbrengst storten
Standhouders bedanken
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Statafelsaantal 4
Stoelenaantal 12
Kassatafel
Kledingrekkenaantal 6
Transportkaraantal 2
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Betaalterminalaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoon
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelcontainersaantal 2

Decoratie

Standnummersaantal 30
Richtingsbordenaantal 8
Ingangsbanner
Tafelkledenaantal 24
Pijlenstickersaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 4

Kantoor

Kassa
Geldkist
Polsbandjesaantal 250
Printpapieraantal 2
Pennenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Clipboardmappenaantal 4

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Afzetlintaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling zodra de aanmeldingen binnenkomen. Houd ruimte vrij voor looproutes en geef iedere tafel of ieder rek een duidelijk standnummer, zodat verkopers niet op de ochtend zelf hoeven te zoeken.
Test de betaalterminal en andere betaalwijze minimaal één dag vooraf. Leg ook contant geld klaar voor wisselgeld en controleer of er een werkend oplaadstation beschikbaar is.
Regel route, parkeren en laden en lossen uiterlijk een week voor de beurs. Bezoekers en standhouders hebben vooral baat bij duidelijke richtingsborden, pijlenstickers en een gemarkeerde laad- en loszone.
Controleer stroom en verlichting vóórdat de tafels en rekken volledig zijn ingericht. Tel verlengkabels en stekkerdozen na; ledlampen zijn nodig op plekken waar de zaal onvoldoende licht heeft.
Begin het koffiepunt niet pas tijdens de opbouw. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, bekers en koelboxen klaar en koel dranken vooraf, zodat de ontvangst niet stilvalt wanneer de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een platenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en het uitnodigen van standhouders. Reserveer de laatste week voor bevestigingen, bezoekersinformatie, boodschappen en een volledige materiaalcontrole.
Hoeveel standhouders passen er op een platenbeurs?: Dat hangt af van de beschikbare vloeroppervlakte en de afmetingen van de tafels en rekken. Maak eerst een plattegrond met looproutes en kassa; wijs daarna per stand een vaste plek toe en houd minimaal één vrije hoofdroute naar de uitgang.
Wanneer moet ik standhouders definitief bevestigen?: Bevestig de standplaatsen uiterlijk één week voor de platenbeurs. Stuur tegelijk het standnummer, de aankomsttijd, route, parkeerinformatie en instructies voor laden en lossen.
Wat moet ik op de ochtend van een platenbeurs als eerste doen?: Open de locatie, markeer de laad- en loszone en controleer stroom, verlichting en looproutes voordat standhouders hun spullen neerzetten. Richt daarna de ingang, kassa en bewegwijzering in; zo voorkom je opstoppingen bij binnenkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.