Checklist para organizar una feria sin olvidar lo esencial

Organizar una feria requiere coordinar puestos, proveedores, permisos y circulación mucho antes del montaje. Esta checklist reúne 74 tareas y 55 artículos, desde registrar el recinto y gestionar las inscripciones hasta enfriar las bebidas y cerrar el lugar. Sigue el orden del plan para detectar a tiempo los asuntos que suelen quedarse para el final: la distribución de los puestos, las instrucciones a los vendedores, el cambio en efectivo y las medidas por mal tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permiso y notificación
Registrar la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Informar a los residentes sobre el plan de tráfico
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar las últimas instrucciones a los puestos
Organizar efectivo para el cambio
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Etiquetar los puestos y las mesas
2 personas
Preparar medidas meteorológicas
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar puestos del mercado
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Atender el puesto de comida
4 personas
Gestionar la caja registradora
2 personas
Reponer existencias
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Recoger mesas y asientos
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Encender la iluminación
2 personas
Anunciar la actuación
Guiar al público
3 personas
Última ronda por los puestos
2 personas
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 6
Cajas de plásticocant. 12
Sombrillascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Carteles para puestoscant. 15
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Datáfonos móvilescant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4
Linternas de manocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Cinta de advertenciacant. 4
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por los permisos y el recinto: comprueba la notificación necesaria, registra la distribución y define el plan de tráfico antes de enviar las invitaciones. Los cambios de última hora afectan a puestos, residentes y señalización.
Cierra los acuerdos con proveedores y puestos con antelación, y confirma de nuevo la distribución cuando falte aproximadamente una semana. Envía las instrucciones finales para que todos sepan horarios, accesos y ubicación.
Asigna voluntarios por función, no solo por turno: necesitarás apoyo para el montaje de carpas y mesas, la orientación del público y el cierre del recinto. Comparte el mapa y la señalización antes del día de la feria.
Haz la compra después de comprobar la lista completa. Deja preparados los productos no perecederos, enfría las bebidas con tiempo y reúne vasos, platos, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio en cajas separadas.
Revisa el pronóstico y prepara una alternativa concreta para lluvia o sol. Inspecciona el lugar antes de abrir para comprobar carpas, cables alargadores, regletas, mesas, puestos, carteles y pasillos despejados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza los permisos, el recinto y el contacto con los puestos varias semanas antes. La distribución, los proveedores y los voluntarios deben estar confirmados como muy tarde durante la semana previa.
¿Qué hay que confirmar la semana antes de una feria?: Confirma la distribución de los puestos, los acuerdos con proveedores, las reservas, las inscripciones y las preferencias dietéticas. Envía también las últimas instrucciones a los puestos y revisa el mapa de señalización.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?: No existe una cifra única: asigna al menos una persona responsable de cada función crítica, como montaje, orientación, apoyo a puestos y cierre. Prepara además un relevo para turnos de varias horas.
¿Qué se olvida normalmente al preparar una feria?: Suelen quedar para el final el cambio en efectivo, los cables y regletas, los carteles direccionales y las medidas meteorológicas. Compruébalos entre 24 y 48 horas antes y vuelve a inspeccionarlos al montar el recinto.

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