Checklist para organizar una exposición fotográfica

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la selección y los derechos de imagen antes de encargar copias o marcos. Si participan varios fotógrafos, deja por escrito qué imágenes se expondrán y cómo aparecerán sus nombres.
• Haz un plano de la exposición con antelación y asigna cada obra a una pared, pedestal o mesa. Así podrás calcular los formatos, las cantidades de fotos, los marcos y los ganchos sin comprar material de más.
• No dejes la señalización para el día de la inauguración: prepara los pies de foto, los paneles informativos, las acreditaciones y los portaetiquetas antes de revisar las impresiones.
• Durante la última semana confirma las inscripciones, las preferencias dietéticas y el número de asistentes. Encarga entonces el catering y los pasteles, y calcula la vajilla, las bandejas y las bebidas que necesitarás.
• Clasifica los materiales por sala al recogerlos: copias, marcos, iluminación, cables, recepción y catering. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, pero limpia previamente el recinto y prueba los focos LED antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición fotográfica?

Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas confirmar a varios fotógrafos, acordar los derechos de imagen y encargar impresiones y marcos. Reserva las dos últimas semanas para invitaciones, inscripciones, señalización y comprobaciones.

¿Cuándo encargar las copias y los marcos de una exposición?

Encárgalos cuando la selección, los formatos y las cantidades estén cerrados, idealmente 4 o 5 semanas antes. Reserva varios días adicionales para revisar que las impresiones no tengan errores y que todos los marcos encajen.

¿Cuándo enviar las invitaciones a una exposición fotográfica?

Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y deja abierto el formulario de inscripción durante al menos 10 días. Actualiza la lista de invitados y las acreditaciones 48 horas antes de la recepción.

¿Qué hay que preparar el día de la inauguración?

Ese día puedes preparar los aperitivos y pasteles, enfriar las bebidas y clasificar el material por sala. Haz la limpieza previa y prueba la iluminación, los cables y las regletas como mínimo 2 horas antes de abrir.

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