Fototentoonstelling organiseren: checklist en planning

Een fototentoonstelling organiseren vraagt meer dan foto’s ophangen. Je plant tegelijk de selectie, fotorechten, afdrukken, lijsten, verlichting, ontvangst en catering. Begin met thema, datum en locatie en werk daarna toe naar een gecontroleerde opbouw. Deze checklist helpt je de 44 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat afdrukken, bijschriften, badges en materialen op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en selectie bepalen
2 personen
Locatie en datum vastleggen
Deelnemende fotografen bevestigen
2 personen
Afspraken over fotorechten vastleggen
2 personen
Tentoonstellingsindeling uitwerken
2 personen
Fotoformaten en aantallen bepalen
2 personen
Fotoafdrukken en lijsten bestellen
Uitnodiging en poster ontwerpen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en gebak bestellen
Fotobijschriften schrijven
2 personen
Naambadges en bewegwijzering maken
2 personen
Lijsten en afdrukken controleren
2 personen
Benodigdheden inkopen
2 personen
Foto's en materialen ophalen
2 personen
Gastenlijst en badges bijwerken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en gebak voorbereiden
3 personen
Materialen per ruimte sorteren
2 personen
Locatie vooraf schoonmaken
2 personen

Event

Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Foto's en lijsten ophangen
4 personen
Bijschriften en bordjes plaatsen
2 personen
Verlichting en kabels controleren
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Gasten ontvangen en registreren
3 personen
Rondleiding langs de foto's geven
2 personen
Hapjes en gebak serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Gastenboek en verkoop bijhouden
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Foto's en lijsten veilig verwijderen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Ontvangsttafel
Expositieplintenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Presentatie

Fotolijstenaantal 40
Fotoafdrukkenaantal 40
Passe-partoutsaantal 40
Labelhoudersaantal 40
Wandhakenaantal 80
Verwijderbare montagetapeaantal 4
Gastenboek
Balpennenaantal 6
Klembordenaantal 2
Naambadgesaantal 70
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Gebaksbordjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vazenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg fotorechten schriftelijk vast voordat je afdrukken bestelt. Noteer per fotograaf welke beelden gebruikt mogen worden en hoe de naam bij de foto vermeld wordt.
Bepaal vroeg hoeveel foto’s en welke formaten je toont. Bestel afdrukken, lijsten en passe-partouts pas nadat de indeling per wand of expositieplint is gecontroleerd.
Plan de laatste controle uiterlijk één dag voor de opening. Controleer dan lijsten, labels, bewegwijzering, LED-spots, verlengkabels en stekkerdozen op de juiste plek.
Maak voor de opbouw aparte stapels per ruimte. Leg foto’s, wandhaken, montagetape, informatieborden en labels samen, zodat je tijdens het inrichten niet hoeft te zoeken.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het aantal uiterlijk enkele dagen voor de opening door aan de catering. Zet dranken pas vlak voor ontvangst koud en houd koffie- en waterpunten apart van de expositiewanden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fototentoonstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de opening. Dan is er tijd om fotografen te bevestigen, fotorechten vast te leggen, afdrukken en lijsten te bestellen en uitnodigingen te versturen.
Wanneer moet ik fotoafdrukken en fotolijsten bestellen?: Bestel ze zodra het aantal foto’s, de formaten en de tentoonstellingsindeling definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Plan daarna nog minimaal 3 dagen voor levering en controle.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een fototentoonstelling?: Reken voor een kleine tentoonstelling met meerdere fotografen op 4 tot 6 uur opbouw. Reserveer extra tijd als je veel lijsten ophangt, LED-spots aansluit of meerdere ruimtes inricht.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een fototentoonstelling?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmelding 3 tot 5 dagen voor de opening. Zo kun je gastenlijst, badges, dieetwensen en cateringhoeveelheden nog bijwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.